020-7505080 info@xperity.nl

Kroesewevers zet implementatie kantoor gemak door tijdens coronacrisis

Al voor de start van de coronacrisis had KroeseWevers de keuze gemaakt om het ICT applicatielandschap aan te pakken. Dit werkte namelijk nog op lokale servers (‘on-premise’) en zij wilden overgaan naar een cloud-oplossing. Zowel het relatiebeheer als de gehele projectenadministratie wordt tijdens dit nog lopende traject aangepakt.

“Sommige applicaties werkten nog op lokale servers (on-premise); deze wilden we graag vernieuwen en migreren naar de cloud”, aldus Marcel Bodde, IT-verantwoordelijke bij KroeseWevers. “We hebben gekozen voor Kantoor Gemak van Unit4 Bedrijfssoftware. De kantoorautomatiseringssoftware bevat een stuk CRM-relatiebeheer, projectadministratie en documentmanagement. Alles werkt geheel op het Microsoft Dynamics 365-platform in de Microsoft cloud.” Collega John Koster vult aan: “Dit platform is ook erg eenvoudig aan te passen en op maat in te richten, het biedt ook rapportagetools, waarmee data eenvoudig gevisualiseerd kan worden.”

Xperity is aangehaakt als implementatiespecialist voor het gehele project. Jos Jansen, operations manager van Xperity: “Er is bewust gekozen om het implementatietraject uit te voeren in verschillende fases. Xperity heeft het relatiebeheer op basis van Microsoft Dynamics 365 live gebracht vóór de uitbraak van de coronacrisis. Rond de uitbraak van de coronacrisis is de uitrol van het CRM-gedeelte voor het secretariaat van KroeseWevers gerealiseerd. Daarna heeft KroeseWevers ervoor gekozen om direct te starten met fase twee van de implementatie – de projectenadministratie – en niet te wachten tot de crisis voorbij is.” Marcel Bodde legt uit: “We hebben bewust gekozen om door te gaan met de implementatie tijdens de coronacrisis. Ieder lid van de werkgroep kan namelijk vanuit huis meewerken aan het project. Onze infrastructuur is hier goed op ingericht.”

Kantoor Gemak implementeren op afstand: hoe ziet dat eruit?

Er zijn een paar voorwaarden die belangrijk zijn om de implementatie van een nieuw systeem tot een succes te maken, zeker wanneer de implementatie op een ‘nieuwe manier’ plaatsvindt. Ondanks dat iedereen op afstand samenwerkt is het van belang om duidelijke afspraken, verwachtingen en goede communicatie te hebben. De volledige communicatie tussen Unit4 Bedrijfssoftware, KroeseWevers en Xperity vindt nu online plaats via Microsoft Teams. Hiermee kunnen we snel en eenvoudig met elkaar schakelen. Chatten, (video)bellen, (video)vergaderen en het delen van documenten is hierin mogelijk.

KroeseWevers zet Kantoor Gemak implementatie door tijdens coronavirus

Digitale workshops om de inrichting en functionaliteiten helder te krijgen

Xperity organiseert workshops samen met de opdrachtgever als belangrijk onderdeel van het implementatietraject. Voor de Coronacrisis werden deze op locatie uitgevoerd, nu worden deze via Microsoft Teams gegeven. Door middel van online vergaderen, waar beeldschermen gedeeld kunnen worden en mensen kunnen beeldbellen.

Jos Jansen van Xperity: “Wij maken gebruik van workshops om de standaard inrichting van een systeem aan te passen naar de wensen en eisen van onze klanten. We starten met het doorlopen van de standaard Dynamics 365 en Kantoor Gemak inrichting. Vervolgens bespreken we de wensen en eisen met betrekking tot de inrichting en benodigde functionaliteiten van de applicaties. Na afloop van de workshops richten we de applicatie in naar wens en uitkomst zoals besproken in de eerste workshop. In de tweede workshop lopen we door de aangepaste applicatie heen om te kijken of dit naar wens is.”

Friso Postma, ICT-adviseur bij KroeseWevers, bevestigt dit: “De mening van KroeseWevers is dat deze workshops en trainingen beter en gerichter plaatsvinden nu ze online gegeven worden. De trainingen kunnen zelfs met meer personen plaatsvinden dan voorheen. De workshops en trainingen worden opgenomen zodat er direct een videohandleiding beschikbaar is als naslagwerk. Een belangrijk aandachtspunt is echter wel dat er een duidelijke structuur is en regels zijn om de online meetings succesvol te laten verlopen.”

De toekomst van online implementeren

Beide partijen kijken positief naar het online implementeren. “We kijken met vertrouwen naar de toekomst en sluiten niet uit nu veel vaker online tools als Microsoft Teams in te zetten bij de implementatie van nieuwe digitale technologie”, aldus Marcel Bodde van KroeseWevers. Jos van Xperity sluit zich daar graag bij aan: “Wij gaan deze manier ook na de crisis en de lockdown inzetten bij het KroeseWevers-project en andere implementaties.”

Over KroeseWevers

KroeseWevers accountants en adviseurs heeft 7 vestigingen in Noord- en Oost-Nederland. In totaal kennen zij 350 adviseurs en accountants. Zij hebben inmiddels al meer dan 40 jaar ervaring in het ondersteunen en adviseren van ondernemers op het gebied van accountancy, belastingen, corporate finance, personeel & salaris, subsidies en andere financieel-gerelateerde ondernemersvraagstukken in iedere ondernemingsfase.

KroeseWevers

Gerelateerde blogs bekijken

Xperity opent kantoor in Eindhoven

Xperity opent kantoor in Eindhoven

Xperity opent kantoor in EindhovenNaast de werkplekken in Lijnden (vlakbij Schiphol en Amsterdam) en Utrecht heeft Xperity sinds 1 september 2020 ook een locatie in Eindhoven. De reden voor het uitbreiden van de kantoorlocaties was vrij eenvoudig: met klanten door...

Lees meer
Microsoft Wave 2 update Dynamics 365 Service

Microsoft Wave 2 update Dynamics 365 Service

Microsoft wave 2 update dynamics 365 customer service: wat is er nieuw en verbeterd?Er zijn twee verschillende, vaste momenten, waarop Microsoft een nieuwe grote release aankondigd. Deze releases zijn gevuld met nieuwe en verbeterde functionaliteiten van alle...

Lees meer

Wij gebruiken cookies om het gebruik van onze website gemakkelijk te maken. Bezoek je onze website, dan ga je akkoord met deze cookies.  Meer info

Chat openen
1
💬 Hulp nodig?
Hallo!👋
Kunnen wij je helpen?