Een CRM-systeem: wat is het en wat zijn de voordelen?
CRM staat voor Customer Relationship Management, of in het Nederlands: klantrelatie management. In de praktijk wordt met CRM vaak het ‘systeem’ aangeduid dat de commerciële bedrijfsprocessen ondersteunt. Natuurlijk is dat te krap gedefinieerd en is CRM veel breder. CRM is een integraal bedrijfsstrategie om de klant en de klantrelatie voorop te zetten. Een CRM systeem is daar een cruciaal onderdeel van!
CRM systemen worden in de toekomst alleen belangrijker. Denk aan de groeiende hoeveelheid klant- en koopgedrag gegevens waar bedrijven over beschikken, maar ook de snelheid waarmee bedrijven moeten kunnen anticiperen op verandering. Zo ook de technologische veranderingen die zich in razend snel tempo opvolgen.
Wij gaan het in deze blog hebben over een CRM-systeem. We leggen je graag uit wat een CRM-systeem is, waar het bedrijven bij helpt en wat de voordelen zijn.
CRM-systeem: één systeem voor alle belangrijke informatie
Bedrijven hebben te maken met heel veel gegevens. Verkoopgegevens, leads of verkoopkansen, gegevens van klanten en leveranciers, contactmomenten en nog veel meer. Daar waar er veel losse systemen bestaan, die vaak los van elkaar werken, biedt een CRM systeem een centrale database om alle gegevens te kunnen structureren, onderhouden en te benutten, zonder te hoeven schakelen tussen verschillende systemen, notities of collega’s.
Een CRM systeem geeft bedrijven in- en overzicht in hun klanten en helpt hen te bouwen aan een goede klantrelatie. Een CRM systeem bundelt alle relevante informatie van klantbehoefte tot klantvragen, maar ook bijvoorbeeld hun contactgegevens. Zo krijg je een volledig(er) beeld van jouw klant, zodat je hen nog beter kunt bedienen. Het is een onmisbare schakel om succesvol te zijn in de huidige tijd.
Moderne CRM systemen zijn modulair van opzet en configureerbaar om specifieke behoefte invulling te geven. Veel gebruikte modules:
- Sales management: Helpt je leads en verkoopkansen gestructureerd op te volgen en te verzilveren. Geeft daarnaast waardevolle informatie over je klantportefeuille en verkooppipeline.
- Marketing management: Ondersteunt je bij het maken en uitvoeren van marketing campagnes en het meten van resultaten.
- Service management: Ondersteunt je bij het leveren van service en verhogen van je klanttevredenheid.
Microsoft Dynamics 365 is zo’n modern systeem. Naast bovengenoemde modules kun je je CRM oplossing ook uitbreiden met heel veel extra’s zoals social CRM, online marketing, klantportalen, Artificial Intelligence, etc. Microsoft Dynamics 365 is standaard geïntegreerd met Microsoft Office 365 – zoals Microsoft Outlook, MS Word en MS Excel – en beschikbaar vanuit de Microsoft Cloud. Dat biedt nog eens extra voordelen.
Veilig werken
Als bedrijf wil – én moet – je rekening houden met de veiligheid van (klant)gegevens. Zeker met de intreding van de AVG-wetgeving die vorig jaar is in gegaan. Een goed CRM-systeem werkt in de cloud en is daarmee niet alleen altijd toegankelijk maar ook nog eens veilig. De AVG wetgeving is door Microsoft geïntegreerd in hun services.
Dit alleen zorgt niet er niet voor dat je veilig werkt. Er zijn ook andere mogelijkheden die ingezet kunnen worden, zoals een twee-staps authenticator. Wanneer je op een ander device of vanuit een onbekend IP-adres wilt inloggen stuurt het systeem een melding naar jouw smartphone. In deze melding wordt gevraagd je de inlogpoging wilt valideren. Dit, en nog andere beveiligingsmogelijkheden, zorgen ervoor dat je veilig(er) te werk gaat.
Online en toegankelijk
Alle data bevindt zich in de cloud, waardoor de data altijd én overal beschikbaar is voor het bedrijf. Je werkt altijd met de meest actuele gegevens waar je wil, wanneer je wil en op elk device van je keuze. Collega’s in de buitendienst, die veel bij klanten zitten en onderweg zijn, kunnen zo dus ook ideaal samenwerken met de collega’s op kantoor. Binnen een aantal klikken zitten jullie beiden in hetzelfde document. En zelfs wanneer er één iemand aanpassingen maakt is dit real-time te zien.
Vergroot efficiëntie én onderlinge samenwerking
Door de standaard integratie met Office 365 wordt de onderlinge samenwerking binnen het bedrijf enorm bevorderd. Zo kun je gemakkelijker documenten archiveren, terugvinden en samenwerken aan belangrijke documenten. Je hoeft dus niet meer te wisselen tussen versies van documenten of veel tijd te verspillen met zoeken naar informatie. Je werkt altijd in het meest actuele document doordat alle documenten automatisch gesynchroniseerd worden. Beeld je eens in hoeveel tijd dit kan schelen!
CRM-systeem in een notendop
Een CRM-systeem helpt bedrijven om klantgericht te handelen en is onmisbaar om succesvol te zijn. Het bundelt alle relevante klantinformatie en ondersteunt de commerciële bedrijfsprocessen.
Samengevat zijn dit de voordelen van een CRM-systeem:
- Helpt je klant centraal te stellen en de klantrelatie te versterken;
- Bundel alle relevante informatie in slecht één systeem en krijg een compleet klantbeeld.
- Werkt veilig in de cloud;
- Werk altijd met actuele informatie en inzichten, overal, op elk moment en op elk device;
- Werk efficiënter en vergroot onderlinge samenwerking;