5 voordelen om een PSA applicatie te gebruiken in een CRM platform

De grootste uitdaging voor een projectbureau is het aanbod van medewerkers af te stemmen op de vraag van klanten. Die vraag is een combinatie van lopende projecten en de verwachte toekomstige behoeften en nog niet ondertekende deals. Door PSA en CRM op één platform te laten draaien, ontstaat er eenduidig beeld van huidige en toekomstige klantcontracten, dat gedeeld wordt door het salesteam waardoor de behoefte aan resources per tijdschaal, rol, locatie en vaardigheid meteen duidelijk wordt. Doordat je eerder zicht hebt op de aankomende vraag, kun je je resources optimaal plannen en heb je als organisatie de best mogelijke aanlooptijd om in te spelen op veranderende marktomstandigheden.

PSA-softwareapplicaties worden ontwikkeld met behulp van een verscheidenheid aan technische architecturen, waarbij we drie technieken onderscheiden: 1) on-premise hosting, de software draait op een lokale server. 2) hybride modellen, waarbij bestaande on-premise applicaties gewoon worden verplaatst om op een publieke clouddienst te draaien en via een citrixverbinding te werken, dit is bijvoorbeeld het geval voor enkele applicaties van Afas of 3) systemen die zijn ontworpen en gebouwd om volledig cloud-native te zijn, de zogenaamde SaaS-applicaties. Microsoft Dynamics 365 is een voorbeeld van een SaaS-applicatie en PM 365 opereert binnen ditzelfde platform.

Het Microsoft Power Platform wordt algemeen erkend als het beste platform in zijn klasse voor het bouwen en uitvoeren van bedrijfsapplicaties. Een voorbeeld is Microsoft Dynamics 365 en Power Apps (Gartner Magic Quadrant Names Microsoft Power Apps a Leader for Low Code Application Platforms, 2020). Wanneer applicaties worden gebouwd op het Microsoft Power Platform, kunnen ze profiteren van geavanceerde mogelijkheden zoals beveiliging, privacy, schaalbaarheid, beschikbaarheid en prestaties. Daarnaast zijn ze gecertificeerd volgens de hoogste wereldwijde normen voor cloud computing.

Tot slot werkt PM 365 vanuit het Power Platform volledig in en met de verschillende Microsoft Office applicaties, waaronder Microsoft Outlook (denk aan tijdschrijven!), Microsoft Teams en SharePoint online (document management).

In tegenstelling tot het gebruik van een boekhoudapplicatie met PSA-functionaliteit, werkt PM 365 in het Microsoft Power Platform. Dit is totaal anders als een integratie tussen twee applicaties, waarbij de data op twee of meer plaatsen worden vastgelegd. Bovendien gebruikt de hele organisatie dezelfde applicatie met eenzelfde gebruikersinterface. Dit bevordert de gebruikersacceptatie en een efficiëntere onboarding van nieuwe collega’s (gebruikers) in de organisatie.

Wanneer PSA en CRM een gemeenschappelijk accountobject delen, worden de kosten en complexiteit van gegevenssynchronisatie weggenomen. Hierdoor ontstaat een vertrouwd, eenduidig beeld van de klantactiviteit.  Alle klantactiviteiten – inclusief voorstellen, afspraken, transacties, documenten en gesprekken worden op één veilige locatie opgeslagen. Deze gegevens zijn toegankelijk voor iedereen die bij de klantenservice betrokken is, zowel via desktop als mobiel.  Hierdoor ontstaat er een 360° beeld van alle klantprocessen en worden problemen van klanten sneller opgelost. Kortom, de hele organisatie krijgt zo beter inzicht in de behoeften van de klant en wordt het eenvoudiger om de privacyregels voor klantgegevens na te leven.

Omdat PM 365 in het Power Platform werkt, kunnen we volledig gebruik maken van de configuratiemogelijkheden van dit platform. Zo kunnen we bijvoorbeeld met behulp van de standaard drag-and-drop configuratie mogelijkheden een applicatie voor een klant op maat maken zonder te programmeren. Van eenvoudige inspectie apps op je iPhone tot complete vastgoed management applicaties.

Wanneer processen niet geautomatiseerd kunnen worden met het Power Platform omdat je organisatie bijvoorbeeld al een boekhoudapplicatie gebruikt, zijn er veel verschillende standaard connectoren beschikbaar om gegevens uit te wisselen. Bovendien is het zelfs mogelijk om nieuwe connecties te ontwikkelen.