Je kan op verschillende manieren met ons in contact komen en ons vragen stellen of aanvragen doen. Ook mag je ons altijd jouw feedback geven. Om jouw vragen te kunnen beantwoorden of jouw verzoeken te beantwoorden, verwerken wij jouw persoonsgegevens. Je kunt op verschillende wijzen contact met ons opnemen. Dit kan door contact op te nemen met ons kantoor in Utrecht of Eindhoven, telefonisch, via het contactformulier of per mail. Hiervoor gebruiken wij van jou de volgende persoonsgegevens:

– Voor- en achternaam
– Telefoonnummer (optioneel)
– (Zakelijk) E-mailadres (optioneel)
– Eventuele persoonsgegevens die je zelf in het bericht invult

Wij gebruiken deze gegevens om je verzoek netjes af te handelen. Wanneer je contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens op basis van toestemming. Wij bewaren deze gegevens zo lang als naar de aard van het formulier of de inhoud van de mail of telefoongesprek nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan of voor de juiste registratie van jouw gegevens noodzakelijk is, maar in ieder geval maximaal 1 jaar na ons laatste contact.

Je kan bij ons solliciteren voor een baan. Op onze website vind je de verschillende vacatures die binnen Xperity open staan. Daarnaast kan je een open sollicitatie sturen. Je kunt via onze website op verschillende manieren laten weten dat je interesse hebt in een functie. Je kun je sollicitatie via de mail sturen, of je kunt je contactgegevens achterlaten zodat wij contact met je op kunnen nemen voor het inplannen van een kennismaking. Wij verwerken de volgende persoonsgegevens wanneer je bij ons solliciteert:

– Voor- en achternaam
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Jouw LinkedIn profiel (optioneel)
– CV en de gegevens die hierop staan
– Gegevens uit de motivatiebrief

Bovenstaande gegevens zijn nodig zodat wij contact met je kunnen opnemen over je sollicitatie en kunnen beoordelen of je geschikt bent of kan zijn voor de betreffende functie. Wij gebruiken deze gegevens ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.

Wij bewaren jouw gegevens uiterlijk vier (4) weken als blijkt dat je de functie niet hebt gekregen. We kunnen je vragen om de gegevens langer te bewaren omdat we wellicht in de toekomst een passende functie voor je hebben. We vragen dan je toestemming om de gegevens nog één (1) jaar te bewaren. Je kan je toestemming op ieder moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Op het moment dat je bij ons in dienst treedt, bewaren wij je sollicitatiegegevens in het personeelsdossier.

Een onderdeel van de procedure kan een sociale media- en Google-onderzoek zijn. Dit is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft. Wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wij zoeken hiervoor naar jouw naam op Google en je eventuele profielen op diverse sociale media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn. Als we een dergelijk onderzoek uitvoeren, zullen de resultaten hiervan met je besproken worden. Heb je bezwaar tegen het onderzoek, geef dit dan aan voor of bij het indienen van je sollicitatie.

Als je interesse hebt in een product dat wij aanbieden kan je een vrijblijvende demonstratie van dit product aanvragen. Met deze demo kan je bepalen of het product geschikt is voor jouw toepassing. Voor het aanvragen van de demo verwerken wij de volgende gegevens:

– Voor- en achternaam
– Emailadres
– Bedrijfsnaam
– Telefoonnummer

Wij verwerken de gegevens op basis van toestemming die wij van jou hebben. De gegevens hebben wij nodig om de demo met jou af te stemmen, de demo uit te voeren en om jou eventueel te benaderen met vragen met betrekking tot de demo. Wij bewaren de gegevens tot twee maanden na het verstrijken van de demo.

Bij alle bovenstaande verwerkingen – contact, nieuwsbrief, events, whitepapers, CRM Winst Calculator, CRM Selectiewijzer, Solliciteren voor een baan bij ons en aanvragen demo – kunnen wij toestemming voor het langer bewaren van je persoonsgegevens vragen. Op deze manier kunnen wij in het kader van onze dienstverlening nogmaals contact met jou opnemen. Op het moment dat je je hiervoor toestemming geeft, bewaren wij jouw gegevens 12 maanden vanaf het moment dat je toestemming geeft. Na deze 12 maanden vragen we opnieuw toestemming. Bovendien gebruiken wij jouw gegevens dan om interne analyses te maken van onze dienstverlening.

Wij bewaren deze gegevens tot 12 maanden nadat jij je toestemming hebt gegeven. Je kan op ieder moment je toestemming intrekken. Op het moment dat je je toestemming intrekt, zullen wij je gegevens binnen 4 weken verwijderen.

Wij delen jouw persoonsgegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken als;

– dat nodig is om de overeenkomst met jou uit te voeren;
– jij hier toestemming voor geeft;
– wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
– wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken zijn bijvoorbeeld:

– Microsoft Dynamics 365
– Microsoft Dynamics 365 Customer Voice

Het kan zo zijn dat wij voor onze dienstverlening gebruikmaken van partijen die gevestigd zijn in een land buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’). Wij maken alleen gebruik van een dergelijke partij als een van de volgende situaties van toepassing is:

1. 1. Deze ontvanger is gevestigd in een derde land waarvan de Europese Commissie heeft aangegeven dat het een land betreft dat een passend niveau van gegevensbescherming biedt (een adequaatheidsbesluit).
   2. De ontvanger van de persoonsgegevens biedt passende waarborgen (bijvoorbeeld door middel van EU-standaardcontractbepalingen).
   3. Wij hebben hiervoor jouw uitdrukkelijke toestemming gekregen.

Op onze website gebruiken wij cookies en vergelijkbare technieken, zoals pixels (hierna: cookies) van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de websitebezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat. Wij en derde partijen gebruiken cookies om:

– Functionaliteiten van de website mogelijk te maken (technische en functionele cookies).
– Het gebruik van de website te analyseren en op basis daarvan de website gebruiksvriendelijker te maken (analytische cookies).
– Gepersonaliseerde advertenties te kunnen laten zien (marketing cookies).

Deze cookies verzamelen de volgende gegevens van jou:

– IP-adres
– Cookie-ID
– Website- en klikgedrag
– Referrer-URL

Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen wij, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om jouw akkoord voor het gebruik van cookies.

In onderstaande tabel vind je een overzicht van de cookies die wij gebruiken.

In je webbrowser kun je instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer je hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van je browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. Je kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van je browser.

Op de website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden. In dit kader kan met name het IP-adres, het eventuele debiteurnummer, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser meestuurt, worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Hiermee optimaliseren wij de werking van de website.

Wij maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van jouw computer (IP-adres), overgebracht naar Google en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.
Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan ons te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, welke je doorgeleiden naar de social media platforms. Je krijgt hierdoor de optie om ons te volgen. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als je wilt weten wat de social media platforms doen met jouw persoonsgegevens, lees dan de privacyverklaring van het desbetreffende netwerk:

– LinkedIn (privacyverklaring)
– Instagram (privacyverklaring)
– YouTube (privacyverklaring)
– Spotify (privacyverklaring)

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij zorgen dat jouw gegevens bij ons goed beveiligd zijn. Wij passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan.

Wanneer ons bedrijf of website wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen aan je door te geven.

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben, kun je altijd contact met ons opnemen. Onze contactgegevens kun je onderaan de verklaring vinden.

Je hebt de volgende rechten:

– Recht op inzage: Je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.
– Recht op rectificatie: Je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen, indien deze onjuist of onvolledig zijn.
– Recht van bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en tegen direct marketing.
– Recht op verwijdering: Je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen.
– Recht om je toestemming in te trekken: indien je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.
– Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen naar een derde partij.
– Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun je ons verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.

 Let op dat je altijd duidelijk aangeeft wie je bent, zodat we zeker weten dat wij geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Wij zullen in principe binnen een maand aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter met maximaal twee maanden worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij je daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Als je een klacht in wil dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens kun je een e-mail sturen naar info@xperity.nl. Wij pakken elke klacht intern op en communiceren dit verder met je. 

Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Voor Nederland heet deze de Autoriteit Persoonsgegevens.