De nieuwe Team member licentie: wat gaat er veranderen?
Op 1 april 2020 introduceerde Microsoft de ‘Spring release’ van alle Microsoft producten, waaronder Microsoft Dynamics 365. In de spring release worden veel handige nieuwe functionaliteiten geïntroduceerd om organisaties productiever te maken. Microsoft gaat deze functionaliteiten de aankomende tijd langzaam uitrollen. Een belangrijk onderdeel om scherp in de gaten te houden is de verandering van de Team Member licenties.
Op dit moment kunnen gebruikers met een Team Member licentie net iets meer dan wat zij zouden mogen. Dit gaat Microsoft terug draaien door de licentie technisch te ‘enforcen’. Dit houdt in dat de Team Member licenties gelimiteerd gaan worden tot waar deze licenties recht op hebben. De uitrol hiervan gaat in fases en wanneer de licentie enforced gaat worden is afhankelijk van wanneer de licenties aangeschaft zijn. Wij bespreken graag hoe de Team Member licentie gaan veranderen en wat dit voor jouw organisatie kan betekenen. Maar ook duiken we in op de geschiedenis van de Team Member licentie.
De introductie van Team Member (< 1 okt. 2018)
Op 1 november 2017 werd bekend gemaakt dat Microsoft Dynamics CRM een vervanger kreeg: Microsoft Dynamics 365. Technisch gezien veranderde er niet veel. De applicatie zag er hetzelfde uit en kon op dat moment ook hetzelfde. De grootste verandering zat hem in het licentiemodel.
Er kwamen aparte Microsoft Dynamics 365 for Sales en Microsoft Dynamics 365 for Service Enterprise licenties die flink duurder waren. De CRM Professional licentie kostte: €54,80 en de Sales Enterprise werd €80,10. Naast deze full user licenties zag ook de Microsoft Team Member licentie het levenslicht. Deze light user licentie kostte slechts €8,40 per gebruiker per maand en was eigenlijk een alleen-lezen licentie met beperkte functionaliteit. Met de beperking was het mogelijk om te werken met Accounts, Contactpersonen en Activiteiten (Outlook e-mails, taken etc). Nieuwe entiteiten die binnen het Dynamics 365 datamodel werden toegevoegd werden ook toegankelijk gemaakt voor de Team Member-gebruikers.
De eerste aanpassing op de Team Member (vanaf 1 okt 2018)
Microsoft zag dat er veel organisaties gebruik maakten van deze Team Member licentie. Het succes van deze licentie kwam door de combinatie van de lage prijs en de functionaliteiten waarover de Team Member licentie beschikte. Vanaf 1 oktober 2018 heeft Microsoft daarom een aanpassing op de rechten van deze licentie doorgevoerd. De twee grootste twee veranderingen waren:
- Accounts teruggezet naar alleen lezen rechten
- Een limiet op het aanmaken/wijzigen/verwijderen van een aantal custom entiteiten (max. 15)
Deze verandering zorgde ervoor dat de prijs lager werd. Waar je voorheen €8,40 moest betalen, zakte de prijs nu naar €6,80 per gebruiker per maand. Hoewel de prijs verlaagd werd doordat de nieuwe Team Member licentie minder rechten zou hebben, was het technisch nog wel mogelijk om gebruik te maken van alle functionaliteiten in het Microsoft Dynamics 365 platform.
Wat verandert er nu concreet?
Vanaf 1 januari 2021 heeft een Dynamics Team Member-licentie alleen nog toegang te geven tot speciale Team Member apps. Binnen deze Team Member app zijn technisch de limieten op deze licentie verwerkt. Waar je voorheen alle apps kon zien in Dynamics 365 krijg je na de enforcement alleen nog drie standaard apps te zien. Bij deze standaard Team Member apps zijn aanpassingen nog wel mogelijk, maar wel met de restrictie van 15 entiteiten.
Per wanneer gaat dit voor mij veranderen?
Er zijn eigenlijk drie groepen klanten die te maken krijgen met deze licentieaanpassing:
- Groep 1: Indien je voor 1 oktober 2018 de eerste Team Member licentie hebt aangeschaft mag je dat abonnement nog tot 30 juni 2020 verlengen. De meeste van onze klanten hebben een licentiecontract wat met één jaar verlengd mag worden. Dit houdt in dat de restricties dus niet dit jaar, maar volgend jaar gaan gelden. Na de verlenging van het licentieabonnement word je wel geforceerd om over te gaan naar de nieuwe Team Member licenties. Het abonnement wordt dan wel voordeliger, maar kent dus bepaalde restricties. Tot de einddatum van het jaarabonnement kunnen Team Member gebruikers nog volledig gebruik maken van alle Dynamics 365 apps zonder de restricties.
- Groep 2: Je hebt de eerste Team Member licentie aangeschaft na 1 oktober 2018 en voor 1 april 2020. Microsoft heeft aangekondigd dat bestaande klanten per 30 september 2020 over moeten stappen naar de Team Member licentie met de Team Member apps. Na 30 september ontvangen gebruikers een foutmelding als zij de gewone app willen openen, tot 30 september kunnen de Team Member gebruikers voor alsnog gebruik maken van alle Dynamics 365 apps zonder de restricties.
UPDATE: Vanwege Covid-19 heeft Microsoft aangekondigd dat zij niet op 30 september restricties gaan opleggen, maar pas na 31 januari 2021.
- Groep 3: Nieuwe klanten die na 1 april de Team Member licentie aanschaffen. Deze klanten werken al met de nieuwe apps en kennen de technische restricties.
Hoe gaat Xperity me verder helpen?
Onze klanten worden de komende periode geïnformeerd over deze enforcement.
Om onze klanten eenvoudig te helpen bij de overgang van de Team Member licenties hebben adviseren we de volgende aanpak, hierbij kunnen wij uiteraard ook assisteren:
* Voorafgaand aan dit traject is het belangrijk dat de omgeving overgezet is naar de Unified Interface. Ook dit zal binnenkort enforced worden door Microsoft. Hier kunnen wij vanzelfsprekend ook bij helpen.
Voorbereiding
- Middels een tool van Microsoft kunnen we in de klantomgeving controleren welke Team Member gebruikers op dit moment compliant zijn en welke niet.
- De omgeving moet geüpgraded worden naar de laatste release (spring release april 2020) als deze update nog niet is uitgevoerd. Vervolgens worden de nieuwe Team Member apps geactiveerd.
Inrichting
- Er worden aanpassingen gemaakt op de standaard Team Member apps vanuit Microsoft om te zorgen dat de juiste lay-out en het juiste data model gebruikt wordt.
- De nieuwe inrichting wordt functioneel en technisch getest.
Uitrollen
- Als de inrichting getest en akkoord is zetten wij de Team Member apps van de testomgeving naar de liveomgeving. *
- Er worden instructies gegeven over het gebruik van de nieuwe Team Member apps.