0850 520 720 info@xperity.nl

Klantverhaal

Processen digitaliseren en groei stimuleren voor Paleis Het Loo dankzij Dynamics 365

Details

Paleis Het Loo
Lisanne Meijerink

“Paleis Het Loo is een volledig dagje uit. Er is echt heel veel mogelijk en dat vraagt om een systeem dat voor elk proces een oplossing heeft.”

Meer lezen

Paleis Het Loo zit middenin een grootse Vernieuwing & Verbouwing. Niet alleen met het paleis, maar ook op het gebied van hun interne IT-landschap. Met de vernieuwing van het museum en de daarmee verwachte groei in bezoekers was er behoefte aan een alles-in-een CRM-systeem. Maar ook de noodzaak om te voldoen aan de AVG-wetgeving en deze eenvoudig en goed na te leven heeft ervoor gezorgd dat ze overstappen naar een CRM-systeem.

“We zitten in vernieuwing, ook binnen de organisatie. De AVG is strenger geworden en we hadden nog geen goed systeem voor CRM. We hadden nog veel lijstjes, zoals op veel plekken nog wel gebeurt. Met kijk op de opening in 2021 willen we alles goed geregeld hebben. Onze voorkeur ging uit naar een alles in één systeem: dat het nieuwe systeem voor zoveel mogelijk afdelingen de oplossing was.”

Veel processen in één systeem

Paleis Het Loo is niet zomaar een museum. Rondom het paleis bevinden zich nog een stallencomplex, restaurant de Prins Hendrik Garage en de paleistuinen waar bezoekers een kijkje kunnen nemen. Daarnaast biedt Paleis Het Loo ruimte voor feesten, partijen en evenementen – zowel zakelijk als particulier. Al deze mogelijkheden maakt dat er veel verschillende processen zijn, maar er ook veel data is waarmee de dienstverlening kan worden vereenvoudig en verbetert.

Voor de uiteindelijke keuze van het Microsoft Dynamics 365 platform heeft Paleis Het Loo een marktonderzoek gedaan om te kijken welke oplossingen zich in de markt bevonden en welke oplossing het beste bij hen zou passen. Zij kwamen verschillende CRM-systemen tegen die hen kon ondersteunen bij de dagelijkse handelingen. Waar Dynamics 365 sterk uit de hoek kwam was vanwege het feit dat alle afdelingen binnen Paleis Het Loo met Dynamics 365 kunnen werken dankzij de verschillende modules waarover Microsoft Dynamics 365 beschikt.

De eerste beoordeling

De implementatie bij Paleis Het Loo vond vóór en tijdens de coronacrisis plaats. Op het moment van deze klantreferentie staan zij dus nog in de beginfase. Het overzetten van data, de adoptie verhogen en het kijken naar hoe Dynamics 365 hen kan ondersteunen staat voor de aankomende periode op de planning. De eerste beoordeling over hun CRM-systeem is in ieder geval al erg positief.

“Nu gebruiken Sales en Development het systeem al wel. Het is echt nog de beginfase, maar we merken nu al dat Dynamics 365 ons overzicht biedt. Ze beginnen nu te zien wat het system inhoudt en zien daar ook de voordelen van in. Onze eerste aha-momenten zagen zij bijvoorbeeld al terug in de koppeling tussen Dynamics 365 en Outlook. Het mailcontact dat er is kan eenvoudig aan Dynamics 365 gekoppeld worden. Met een klik op de knop zet je een contact in Dynamics 365. Daarnaast heeft Sales nu al profijt bij de ingerichte sales processen.”

Terugblik op de implementatie De implementatie vond plaats vóór en tijdens de coronacrisis. Toen het coronavirus zijn grip pakte in Nederland is ervoor gekozen om de communicatie online, via Microsoft Teams, te laten verlopen. Zowel trainingen als onze workshops om richting te bepalen werden met de projectgroep op afstand gehouden. “De communicatie verliep heel gemakkelijk en prettig - we voelden geen drempels. We konden snel met Xperity schakelen. Bijna alle deadlines zijn gehaald. Met Microsoft Teams hebben we uiteindelijk de trainingen gedaan. Hier waren wij zelf nog niet zo bekend mee, maar via Xperity zijn we hier gewend aan geraakt en maken we er nu ook dagelijks gebruik van!” Er zijn drie consultants ingezet voor deze implementatie, die ieder op hun eigen manier een belangrijke bijdrage hebben geleverd aan het project. Ze hebben onder andere gezorgd voor de juiste invulling van de processen in het CRM-systeem en dat alle neuzen dezelfde kant op stonden. “Sommige collega’s hadden nog geen volledig beeld van het CRM-systeem dat we zouden krijgen. De consultants konden goed de lijnen aangeven, maar ook uitleggen wat Dynamics 365 als CRM-systeem kan en hoe dat eruit zou komen te zien. Dit gaf echt duidelijkheid aan het project waardoor we de hele projectgroep mee konden nemen in de implementatie. Maar ook tijdens de implementatie hielpen zij om een volledig overzicht te bewaken en dachten ze actief mee in de inrichting van het systeem. Daarbij gaven zij ook duidelijk aan wat de gevolgen waren van de beslissingen die we zouden nemen rondom de inrichting en de op te stellen processen.”

Foto: Museum Paleis Het Loo in 2021, Vernieuwd & Verbouwd. Artist impression museum Paleis Het Loo – KAAN Architecten. 

Lees hier meer over de Vernieuwing & Verbouwing van Paleis Het Loo

Terugblik op de implementatie

De implementatie vond plaats vóór en tijdens de coronacrisis. Toen het coronavirus zijn grip pakte in Nederland is ervoor gekozen om de communicatie online, via Microsoft Teams, te laten verlopen. Zowel trainingen als onze workshops om richting te bepalen werden met de projectgroep op afstand gehouden.  

“De communicatie verliep heel gemakkelijk en prettig – we voelden geen drempels. We konden snel met Xperity schakelen. Bijna alle deadlines zijn gehaald. Met Microsoft Teams hebben we uiteindelijk de trainingen gedaan. Hier waren wij zelf nog niet zo bekend mee, maar via Xperity zijn we hier gewend aan geraakt en maken we er nu ook dagelijks gebruik van!”

Er zijn drie consultants ingezet voor deze implementatie, die ieder op hun eigen manier een belangrijke bijdrage hebben geleverd aan het project. Ze hebben onder andere gezorgd voor de juiste invulling van de processen in het CRM-systeem en dat alle neuzen dezelfde kant op stonden.

“Sommige collega’s hadden nog geen volledig beeld van het CRM-systeem dat we zouden krijgen. De consultants konden goed de lijnen aangeven, maar ook uitleggen wat Dynamics 365 als CRM-systeem kan en hoe dat eruit zou komen te zien. Dit gaf echt duidelijkheid aan het project waardoor we de hele projectgroep mee konden nemen in de implementatie. Maar ook tijdens de implementatie hielpen zij om een volledig overzicht te bewaken en dachten ze actief mee in de inrichting van het systeem. Daarbij gaven zij ook duidelijk aan wat de gevolgen waren van de beslissingen die we zouden nemen rondom de inrichting en de op te stellen processen.”

Meer klantverhalen