Kroesewevers zet implementatie kantoor gemak door tijdens coronacrisis

Al voor de start van de coronacrisis had KroeseWevers de keuze gemaakt om het ICT applicatielandschap aan te pakken. Dit werkte namelijk nog op lokale servers (‘on-premise’) en zij wilden overgaan naar een cloud-oplossing. Zowel het relatiebeheer als de gehele projectenadministratie wordt tijdens dit nog lopende traject aangepakt.

“Sommige applicaties werkten nog op lokale servers (on-premise); deze wilden we graag vernieuwen en migreren naar de cloud”, aldus Marcel Bodde, IT-verantwoordelijke bij KroeseWevers. “We hebben gekozen voor Kantoor Gemak van Unit4 Bedrijfssoftware. De kantoorautomatiseringssoftware bevat een stuk CRM-relatiebeheer, projectadministratie en documentmanagement. Alles werkt geheel op het Microsoft Dynamics 365-platform in de Microsoft cloud.” Collega John Koster vult aan: “Dit platform is ook erg eenvoudig aan te passen en op maat in te richten, het biedt ook rapportagetools, waarmee data eenvoudig gevisualiseerd kan worden.”

Xperity is aangehaakt als implementatiespecialist voor het gehele project. Jos Jansen, operations manager van Xperity: “Er is bewust gekozen om het implementatietraject uit te voeren in verschillende fases. Xperity heeft het relatiebeheer op basis van Microsoft Dynamics 365 live gebracht vóór de uitbraak van de coronacrisis. Rond de uitbraak van de coronacrisis is de uitrol van het CRM-gedeelte voor het secretariaat van KroeseWevers gerealiseerd. Daarna heeft KroeseWevers ervoor gekozen om direct te starten met fase twee van de implementatie – de projectenadministratie – en niet te wachten tot de crisis voorbij is.” Marcel Bodde legt uit: “We hebben bewust gekozen om door te gaan met de implementatie tijdens de coronacrisis. Ieder lid van de werkgroep kan namelijk vanuit huis meewerken aan het project. Onze infrastructuur is hier goed op ingericht.”

Digitale workshops om de inrichting en functionaliteiten helder te krijgen

Xperity organiseert workshops samen met de opdrachtgever als belangrijk onderdeel van het implementatietraject. Voor de Coronacrisis werden deze op locatie uitgevoerd, nu worden deze via Microsoft Teams gegeven. Door middel van online vergaderen, waar beeldschermen gedeeld kunnen worden en mensen kunnen beeldbellen.

Jos Jansen van Xperity: “Wij maken gebruik van workshops om de standaard inrichting van een systeem aan te passen naar de wensen en eisen van onze klanten. We starten met het doorlopen van de standaard Dynamics 365 en Kantoor Gemak inrichting. Vervolgens bespreken we de wensen en eisen met betrekking tot de inrichting en benodigde functionaliteiten van de applicaties. Na afloop van de workshops richten we de applicatie in naar wens en uitkomst zoals besproken in de eerste workshop. In de tweede workshop lopen we door de aangepaste applicatie heen om te kijken of dit naar wens is.”

Friso Postma, ICT-adviseur bij KroeseWevers, bevestigt dit: “De mening van KroeseWevers is dat deze workshops en trainingen beter en gerichter plaatsvinden nu ze online gegeven worden. De trainingen kunnen zelfs met meer personen plaatsvinden dan voorheen. De workshops en trainingen worden opgenomen zodat er direct een videohandleiding beschikbaar is als naslagwerk. Een belangrijk aandachtspunt is echter wel dat er een duidelijke structuur is en regels zijn om de online meetings succesvol te laten verlopen.”

De toekomst van online implementeren

Beide partijen kijken positief naar het online implementeren. “We kijken met vertrouwen naar de toekomst en sluiten niet uit nu veel vaker online tools als Microsoft Teams in te zetten bij de implementatie van nieuwe digitale technologie”, aldus Marcel Bodde van KroeseWevers. Jos van Xperity sluit zich daar graag bij aan: “Wij gaan deze manier ook na de crisis en de lockdown inzetten bij het KroeseWevers-project en andere implementaties.”