0850 520 720 info@xperity.nl
Leerwerkloketten stappen over op Dynamics 365

Leerwerkloketten stappen over op Dynamics 365

Leerwerkloketten stappen over op Dynamics 365

Een Leerwerkloket is een dienst voor werkgevers, werknemers en werkzoekenden. Het is in 2005 opgericht als een samenwerkingsverband tussen UWV, gemeenten en ROC. Het loket behandelt alle vragen over leren en werken en wordt benaderd vanuit de visie van de overheid genaamd “levenslang leren”. Iedereen met vragen over omscholing, bijscholing en leerwerktrajecten kan terecht bij een leerwerkloket. Een Leerwerkloket vervult vooral een doorverwijzende en verbindende rol en maakt gebruik van de expertise van de kernpartners. Omdat elke regio anders is, zijn er inmiddels 35 Leerwerkloketten door het hele land!

Het werk wat de loketten doen is essentieel omdat omscholing kan leiden tot nieuwe banen en daarmee draagt het bij aan het voorkomen van langdurige werkloosheid.

Het Leerwerkloket is als een spin in het regionale web. Door de verbindende rol die het speelt, is het essentieel om de relaties met kandidaten, bedrijven en partners goed te organiseren. En juist hiervoor heeft Xperity een app ingericht op het Microsoft Dynamics 365 CRM platform.

De implementatie is in 2019 gestart bij het eerste Leerwerkloket. Samen met dit loket is een blauwdruk inrichting ontwikkeld op basis van de eisen en wensen. Doordat Microsoft Dynamics 365 een volledige cloud applicatie is maakte het eerste loket al binnen twee maanden gebruik van Microsoft Dynamics! De app is daarna gefaseerd uitgerold bij de verschillende regionale loketten. Inmiddels zijn er al meer dan 25 Leerwerkloketten aangesloten.

In de Microsoft Dynamics 365 Leerwerkloket applicatie kunnen gebruikers de administratie rondom hun relaties bijhouden. Er is een overzicht van kandidaten, er kunnen gespreksverslagen met kandidaten worden vastgelegd, welke route deze kandidaten volgen en hier kunnen rapportages over worden gemaakt. Ook kunnen contacten met diverse organisaties (bedrijven en partners) overzichtelijk worden bijgehouden. Vanwege de AVG-regelgeving is het belangrijk dat gebruikers niet bij de gegevens van andere Leerwerkloketten kunnen. Binnen de applicatie geeft Xperity iedere gebruiker het recht om alleen met de eigen gegevens te werken. Op deze manier kunnen de Leerwerkloketten de applicatie door blijven ontwikkelen, terwijl deze altijd AVG-compliant blijft.

De implementatie van Microsoft Dynamics 365 heeft de Leerwerkloketten opgeleverd:

Z

Een veilige moderne cloud applicatie die AVG compliant is.

Z

Er is volledig inzicht in hetgeen is besproken en afgesproken per kandidaat en bedrijf.

Z

Er is overzicht over de verschillende lopende trajecten.

Z

Rapportage is geen handmatige actie meer, maar een resultaat uit de applicatie.

De ontwikkelingen rondom Microsoft Dynamics 365 staan niet stil, samen met de professionele service desk van Xperity ontwikkelen we continue door aan verbeteringen en zorgen we ervoor dat de applicatie bij de tijd blijft!

Meer weten?

Wenst u meer informatie te ontvangen over het gebruik van CRM en/of Microsoft Dynamics 365 bij een (semi)-overheidsloket, neem dan met ons op via onderstaand button of telefoonnummer.

Microsoft Dynamics 365 Phone

Blogs

De reis van Xperity

De reis van Xperity

De reis van XperityDit jaar vieren we ons 5 jarig jubileum. Vorige maand zijn we met alle collega’s een weekendje weg geweest. Voor onze klanten en partners hebben we op 11 november a.s. een fantastisch Xperity klantendag georganiseerd.Met het bereiken van een...

Lees meer
Marketing automation voor B2B organisaties

Marketing automation voor B2B organisaties

Marketing automation voor B2B organisatiesHoewel iedereen de term ‘Marketing Automation’ wel eens heeft gehoord zie je dat vooral veel B2B organisaties eigenlijk niet precies weten wat het is en waarom ze het zouden moeten gebruiken, terwijl de mogelijkheden die...

Lees meer
Waarom IT-bedrijf Wortell gebruik maakt van Microsoft Dynamics 365?

Waarom IT-bedrijf Wortell gebruik maakt van Microsoft Dynamics 365?

Waarom IT-bedrijf Wortell gebruik maakt van Microsoft Dynamics 365?

Kun je vertellen wie jullie zijn en wat jullie bij Wortell doen? 

Mijn naam is Luc Joziasse operationeel directeur van het IT-bedrijf Wortell. Wij zeggen altijd “We empower people” oftewel wij zetten technologie in van het Microsoft platform, om het verschil te maken bij onze klanten. Dat doen wij nu al ruim 23 jaar en we zijn dan ook één van de eerste partijen in Nederland die sinds 2001 zich écht heeft gecommitteerd tot het Microsoft platform.

Welke problemen had je voordat je Microsoft Dynamics 365 bent gaan gebruiken? 

Voorheen hadden we verschillende type “point solutions”, we hadden financiële systemen zoals Microsoft Navision en een aparte tool voor sales. Het was allemaal wat meer financieel gedreven, wat natuurlijk prima is. Alleen, je kunt dan minder flexibel met je data omgaan. Dus we hebben gekozen om een organisatie op te zetten die zich veel meer richt op het commerciële proces en het marketing proces. Met de insteek om te zeggen vanuit het commerciële proces gaan we het projectproces in. Daarnaast, hebben wij als IT-bedrijf een consultancyhuis, urenhuis en een abonnementenhuis, de nieuwe oplossing moest dit wel kunnen faciliteren. De oplossing welke we nu gebruiken heet tegenwoordig ‘PM 365’ als toevoeging binnen Microsoft Dynamics 365.

Met het gebruik van Microsoft Dynamics PM 365 kunnen wij vanuit de dimensie klant alles overzien, zowel marketing, sales, projecten, uren en de omzet. Hetgeen zorgt ervoor dat we een totaal beeld van de klant krijgen en zo kunnen we onder meer zien welke waarde onze klanten of projecten met zich mee kunnen brengen.

Gebruikten jullie naast Microsoft Navision op de achtergrond ook Dynamics CRM aan de voorkant? 

In het verleden gebruikten we naast Microsoft Navision echter maar een klein deel van Microsoft Dynamics CRM. Dat was puur alleen voor het commerciële proces, zoals account registratie en verkoopkans registratie.

Dus later je hebt voor PM 365 gekozen om dat gedeelde uit te bouwen en je projecten volledig in die omgeving te beheren? 

Waar wij veel last van hadden was het koppelen van al die verschillende databronnen en om heldere inzichten te krijgen. We kennen allemaal IT, het kunnen complexe projecten zijn en dan wil je vooral weten of je projecten ook winstgevend zijn en op welke projecten we juist verliezen. Daarnaast kun je met deze inzichten zien bij welke klanten we juist meer presales moeten gaan doen, om vervolgens te kunnen uitrekenen of bepaalde processen in specifieke regio’s of sectoren uiteindelijk winst gaan opleveren. In het verleden merkten wij bijvoorbeeld heel sterk dat we in de buitengebieden van Amsterdam lage opbrengsten hadden aan presales en met Microsoft Dynamics 365 kunnen we betere bedrijfsbeslissingen maken om bepaalde regio’s soms niet te doen.

Wat is het uiteindelijke resultaat daarvan nu en zijn jullie tevreden met onze samenwerking? 

We hebben de keuze gemaakt om het volledige Dynamics 365 beheer uit te besteden aan Xperity, omdat de ontwikkelingen vanuit Microsoft Dynamics 365 snel gaan en het gewoon verstandig is om dit niet zelf doen. In het begin hebben wij dat wel geprobeerd, maar op een gegeven moment wordt je groter, professioneler en het is gewoon verstandiger om dat buiten de deur te leggen en te zeggen van ontzorg mij hierin en zorg ervoor dat ons primaire proces blijft draaien. Wij hoeven ons geen zorgen meer te maken of achterliggende systemen wel of niet werken en of we misschien een verouderde versie hebben. Xperity helpt ons met het implementeren van de juiste updates en voor de functionele vragen hebben we nu een heel mooi contract. Hetgeen levert ons meerwaarde en tijd op, om te kunnen doen waar wij goed in zijn en dat is klanten blij maken.

Wzijn bij jullie begonnen toen jullie nog een kleinbedrijf waren, in hoeverre is de inzet van Microsoft Dynamics 365 met jullie mee ontwikkelt? 

Het is inmiddels 4 jaar geleden dat we zijn begonnen met PM 365, toen waren met 70 personen en na volgende week zitten we op 450 personen. Microsoft Dynamics 365 is heel schaalbaar en groeit met ons mee zonder heel veel effort. We hebben nog veel plannen en ik ben echt benieuwd tot hoever we kunnen gaan, maar als het gaat over Microsoft Dynamics met PM 365 maak ik me hier totaal geen zorgen over!

Wil je weten hoe je als IT-bedrijf kunt profiteren van de voordelen van Microsoft Dynamics 365?
Download dan onze gratis brochure ‘Het ideale IT-bedrijf’ of schrijf je in voor één van onze Webinars. Je kunt natuurlijk ook direct een afspraak maken voor een demo!

Blogs

De reis van Xperity

De reis van Xperity

De reis van XperityDit jaar vieren we ons 5 jarig jubileum. Vorige maand zijn we met alle collega’s een weekendje weg geweest. Voor onze klanten en partners hebben we op 11 november a.s. een fantastisch Xperity klantendag georganiseerd.Met het bereiken van een...

Lees meer
Marketing automation voor B2B organisaties

Marketing automation voor B2B organisaties

Marketing automation voor B2B organisatiesHoewel iedereen de term ‘Marketing Automation’ wel eens heeft gehoord zie je dat vooral veel B2B organisaties eigenlijk niet precies weten wat het is en waarom ze het zouden moeten gebruiken, terwijl de mogelijkheden die...

Lees meer
Xperity helps Nikon Instruments Europe to optimize its Business processes

Xperity helps Nikon Instruments Europe to optimize its Business processes

Xperity helps Nikon Instruments Europe to optimize its Business processes

For us, a good partner and understanding is what makes or breaks a project.”

Nikon Instruments, a division of Nikon Healthcare, leads the way in microscope-based technology for biosciences. The company has a European branch which is one of three main offices alongside Asia and the Americas. As Nikon Instruments Europe spans both Europe and Africa with many different sales teams, a centralized and uniform process is essential. This unification was achieved by combining Microsoft’s customer relationship management (CRM) solution with the experience and knowledge of Xperity.

The complexity of their customer journey

Nikon Instruments’ European Customer Relationship Manager, Chay Keogh, is quick to help break down the truly complex process behind each uniquely specified microscope:

“From the point a scientist realizes they need a microscope through the consultation process, it could take up to two years. The process includes identifying the customer’s needs, conducting proof of concept demonstrations, and analyzing the results. The prospect then potentially needs to source funding as well as complete a tender process as a microscope system can vastly range in price depending on its capabilities. Once funded and any subsequent tender completed, the purchase order is placed. Upon delivery, the system needs installing, commissioning and then maintaining for at least the next 5-10 years through warranty and contracts. Throughout this entire process, the relationship with the customer must be maintained with consistency throughout our organization.”

Nikon Instruments Europe has many different departments, including Marketing, Sales, Service, and Administration, that all play important parts in the process behind each microscope. Before centralizing their processes, these teams often operated in silo groups or through independent communication strategies. In a marketplace that is constantly growing and changing, Nikon knew they needed to form a cohesive identity across their European marketplace.

Growing with Dynamics 365

The journey with Dynamics started over nine years ago when Nikon UK, a subsidiary of Nikon Instruments Europe, began to pursue a more efficient and accurate way to manage their data. The team explored various CRMs, and they were blown away with the opportunities and insights available using Microsoft’s cloud-based CRM system, Dynamics 365. Initially thinking their processes were too unique for a CRM solution to streamline, Nikon UK quickly realized they had created that uniqueness themselves and it was not working efficiently.

“Microsoft understood how a complex business could be broken down into different segments but linked together. They understood the end-to-end process in our customer journey, even before the customer journey was really understood by us.”

After Nikon UK’s successful implementation of cloud-based Dynamics 365, it set a template that was possible to utilize at a European level. Almost two years ago, this platform aligned with the vision of Nikon’s new president who was keen the business focused on the customer experience journey, increasing business efficiencies, and upscaling market data accuracy. It was the ideal combination for Nikon to further centralize their processes and implement the CRM on a pan-European level.

Choosing Xperity

When dealing with an implementation project of this magnitude, it can be normal to choose a multi-faceted international company; however, Nikon Instruments Europe chose Xperity for the unique model they use when approaching projects.

The project was broken down into several phases. Though Nikon had already been through the CRM implementation on the UK side, it was a completely different challenge at a pan-European level. Working with their teams around Europe who had all previously used their own processes, Xperity and Nikon used gap analysis to map out the current internal processes. To create cohesion, Xperity employed a step-by-step process consisting of discovery meetings, design workshops, testing, training, and ultimately roll out.

Throughout the project, Nikon and Xperity did not always see eye-to-eye. There were many brainstorming sessions, particularly during the discovery phase, where ideas were exchanged and they would not necessarily agree with one another. However, Nikon trusted Xperity’s experience largely because of their clear and concise approach.

“It’s about communication- maybe we didn’t like being told no regarding a request, but it eventually made sense once explained and we continue to trust their [Xperity] judgement. That’s part of a successful project. Ultimately you realize a unified collaborative platform through debate, consensus, and in some part compromise.”

Additionally, Nikon has an ERP (SAP) to manage their financials. SAP integration can be extremely complex, and it was a mandatory that Nikon’s CRM and ERP connect. Utilizing Xperity’s own XConnect framework which seamlessly sends information between Microsoft Dynamics 365 and SAP, the integration requirement was fulfilled.

The pan-European project was not without its obstacles- it required understanding of how Nikon’s teams in different countries and cultures work together, many virtual meetings and training sessions, and it had to be completed under a tight deadline and budget. However, using trust and communication as well as Xperity’s knowledge and experience, the Microsoft Dynamics 365 implementation for Nikon Europe was accomplished successfully.

Moving forward

Following the implementation, Nikon Instruments now has users around Europe that understand and stand by the platform. Additionally, new users see the CRM as an impressive platform that does everything they expect from a company like Nikon.

At the moment, Nikon is using Dynamics 365 for Sales for opportunity management and marketing purposes. They also use Dynamics 365 for Customer Service to manage the maintenance and servicing of their instruments. According to Nikon’s Application Support Officer who was a crucial internal piece of the implementation project, Sander Migo, the next step is giving full attention to the service integration to create a cohesive process to map into Dynamics 365.

Meanwhile, Nikon has Xperity as their trusted Microsoft partner. Moving from project implementation into maintenance and support, the transition was seamless.

Speaking with Sander, the quick and efficient support that Xperity provides aligns well with the way Nikon operates:

“At Nikon, we have very short lines. We solve problems quickly. That is how we like to work, and we found that is also how Xperity works. We have our own team within Xperity who knows the ins and outs of our system. It does not matter how I pass on a question, comment, or issue, it’s always handled quickly and adequately. For us, a good partner and understanding is what makes or breaks a project.”

Nikon will return to the second phase of the project in April, and they feel comfortable and confident knowing they have the extensive support and open communication of Xperity.

CSM managers

Blogs

De reis van Xperity

De reis van Xperity

De reis van XperityDit jaar vieren we ons 5 jarig jubileum. Vorige maand zijn we met alle collega’s een weekendje weg geweest. Voor onze klanten en partners hebben we op 11 november a.s. een fantastisch Xperity klantendag georganiseerd.Met het bereiken van een...

Lees meer
Marketing automation voor B2B organisaties

Marketing automation voor B2B organisaties

Marketing automation voor B2B organisatiesHoewel iedereen de term ‘Marketing Automation’ wel eens heeft gehoord zie je dat vooral veel B2B organisaties eigenlijk niet precies weten wat het is en waarom ze het zouden moeten gebruiken, terwijl de mogelijkheden die...

Lees meer
Processen digitaliseren en groei stimuleren voor Paleis Het Loo dankzij Dynamics 365

Processen digitaliseren en groei stimuleren voor Paleis Het Loo dankzij Dynamics 365

Klantverhaal

Processen digitaliseren en groei stimuleren voor Paleis Het Loo dankzij Dynamics 365

Details

Paleis Het Loo
Lisanne Meijerink

“Paleis Het Loo is een volledig dagje uit. Er is echt heel veel mogelijk en dat vraagt om een systeem dat voor elk proces een oplossing heeft.”

Paleis Het Loo zit middenin een grootse Vernieuwing & Verbouwing. Niet alleen met het paleis, maar ook op het gebied van hun interne IT-landschap. Met de vernieuwing van het museum en de daarmee verwachte groei in bezoekers was er behoefte aan een alles-in-een CRM-systeem. Maar ook de noodzaak om te voldoen aan de AVG-wetgeving en deze eenvoudig en goed na te leven heeft ervoor gezorgd dat ze overstappen naar een CRM-systeem.

 “We zitten in vernieuwing, ook binnen de organisatie. De AVG is strenger geworden en we hadden nog geen goed systeem voor CRM. We hadden nog veel lijstjes, zoals op veel plekken nog wel gebeurt. Met kijk op de opening in 2021 willen we alles goed geregeld hebben. Onze voorkeur ging uit naar een alles in één systeem: dat het nieuwe systeem voor zoveel mogelijk afdelingen de oplossing was.”

 

Veel processen in één systeem

Paleis Het Loo is niet zomaar een museum. Rondom het paleis bevinden zich nog een stallencomplex, restaurant de Prins Hendrik Garage en de paleistuinen waar bezoekers een kijkje kunnen nemen. Daarnaast biedt Paleis Het Loo ruimte voor feesten, partijen en evenementen – zowel zakelijk als particulier. Al deze mogelijkheden maakt dat er veel verschillende processen zijn, maar er ook veel data is waarmee de dienstverlening kan worden vereenvoudig en verbetert.

Voor de uiteindelijke keuze van het Microsoft Dynamics 365 platform heeft Paleis Het Loo een marktonderzoek gedaan om te kijken welke oplossingen zich in de markt bevonden en welke oplossing het beste bij hen zou passen. Zij kwamen verschillende CRM-systemen tegen die hen kon ondersteunen bij de dagelijkse handelingen. Waar Dynamics 365 sterk uit de hoek kwam was vanwege het feit dat alle afdelingen binnen Paleis Het Loo met Dynamics 365 kunnen werken dankzij de verschillende modules waarover Microsoft Dynamics 365 beschikt.

De eerste beoordeling

De implementatie bij Paleis Het Loo vond vóór en tijdens de coronacrisis plaats. Op het moment van deze klantreferentie staan zij dus nog in de beginfase. Het overzetten van data, de adoptie verhogen en het kijken naar hoe Dynamics 365 hen kan ondersteunen staat voor de aankomende periode op de planning. De eerste beoordeling over hun CRM-systeem is in ieder geval al erg positief.

“Nu gebruiken Sales en Development het systeem al wel. Het is echt nog de beginfase, maar we merken nu al dat Dynamics 365 ons overzicht biedt. Ze beginnen nu te zien wat het system inhoudt en zien daar ook de voordelen van in. Onze eerste aha-momenten zagen zij bijvoorbeeld al terug in de koppeling tussen Dynamics 365 en Outlook. Het mailcontact dat er is kan eenvoudig aan Dynamics 365 gekoppeld worden. Met een klik op de knop zet je een contact in Dynamics 365. Daarnaast heeft Sales nu al profijt bij de ingerichte sales processen.”

Terugblik op de implementatie De implementatie vond plaats vóór en tijdens de coronacrisis. Toen het coronavirus zijn grip pakte in Nederland is ervoor gekozen om de communicatie online, via Microsoft Teams, te laten verlopen. Zowel trainingen als onze workshops om richting te bepalen werden met de projectgroep op afstand gehouden.   “De communicatie verliep heel gemakkelijk en prettig - we voelden geen drempels. We konden snel met Xperity schakelen. Bijna alle deadlines zijn gehaald. Met Microsoft Teams hebben we uiteindelijk de trainingen gedaan. Hier waren wij zelf nog niet zo bekend mee, maar via Xperity zijn we hier gewend aan geraakt en maken we er nu ook dagelijks gebruik van!” Er zijn drie consultants ingezet voor deze implementatie, die ieder op hun eigen manier een belangrijke bijdrage hebben geleverd aan het project. Ze hebben onder andere gezorgd voor de juiste invulling van de processen in het CRM-systeem en dat alle neuzen dezelfde kant op stonden.  “Sommige collega’s hadden nog geen volledig beeld van het CRM-systeem dat we zouden krijgen. De consultants konden goed de lijnen aangeven, maar ook uitleggen wat Dynamics 365 als CRM-systeem kan en hoe dat eruit zou komen te zien. Dit gaf echt duidelijkheid aan het project waardoor we de hele projectgroep mee konden nemen in de implementatie. Maar ook tijdens de implementatie hielpen zij om een volledig overzicht te bewaken en dachten ze actief mee in de inrichting van het systeem. Daarbij gaven zij ook duidelijk aan wat de gevolgen waren van de beslissingen die we zouden nemen rondom de inrichting en de op te stellen processen.”

Foto: Museum Paleis Het Loo in 2021, Vernieuwd & Verbouwd. Artist impression museum Paleis Het Loo – KAAN Architecten. 

Lees hier meer over de Vernieuwing & Verbouwing van Paleis Het Loo

Terugblik op de implementatie

De implementatie vond plaats vóór en tijdens de coronacrisis. Toen het coronavirus zijn grip pakte in Nederland is ervoor gekozen om de communicatie online, via Microsoft Teams, te laten verlopen. Zowel trainingen als onze workshops om richting te bepalen werden met de projectgroep op afstand gehouden.  

“De communicatie verliep heel gemakkelijk en prettig – we voelden geen drempels. We konden snel met Xperity schakelen. Bijna alle deadlines zijn gehaald. Met Microsoft Teams hebben we uiteindelijk de trainingen gedaan. Hier waren wij zelf nog niet zo bekend mee, maar via Xperity zijn we hier gewend aan geraakt en maken we er nu ook dagelijks gebruik van!”

Er zijn drie consultants ingezet voor deze implementatie, die ieder op hun eigen manier een belangrijke bijdrage hebben geleverd aan het project. Ze hebben onder andere gezorgd voor de juiste invulling van de processen in het CRM-systeem en dat alle neuzen dezelfde kant op stonden.

“Sommige collega’s hadden nog geen volledig beeld van het CRM-systeem dat we zouden krijgen. De consultants konden goed de lijnen aangeven, maar ook uitleggen wat Dynamics 365 als CRM-systeem kan en hoe dat eruit zou komen te zien. Dit gaf echt duidelijkheid aan het project waardoor we de hele projectgroep mee konden nemen in de implementatie. Maar ook tijdens de implementatie hielpen zij om een volledig overzicht te bewaken en dachten ze actief mee in de inrichting van het systeem. Daarbij gaven zij ook duidelijk aan wat de gevolgen waren van de beslissingen die we zouden nemen rondom de inrichting en de op te stellen processen.”

Meer klantverhalen

Inzicht in de bedrijfsresultaten en procesoptimalisatie voor Intures

Inzicht in de bedrijfsresultaten en procesoptimalisatie voor Intures

Klantverhaal

Inzicht in de bedrijfsresultaten en procesoptimalisatie voor Intures

Details

“We zijn heel blij dat we voor Practice Management 365, in combinatie met de software van Microsoft Dynamics 365, gekozen hebben. Het systeem geeft ons heel veel inzicht, voornamelijk op het gebied van de voortgang. We kunnen eenvoudig bijhouden hoeveel offertes er nog openstaan en hoeveel uren we hebben gemaakt. Daarvoor hebben we verschillende dashboards die ons realtime laten zien hoe ons bedrijf ervoor staat. Daar kunnen we dan weer op sturen binnen de organisatie.”

Door de blijvende bedrijfsgroei in 2006 merkte Intures dat hun zelf ontwikkelde database, op basis van MS Acces, niet langer meer voldeed aan hun wensen en behoefte. Op dat moment bevatte de database o.a. informatie over klanten, projecten en een stuk over de financiën van Intures. De groei van Intures was niet langer meer “handmatig” bij te houden. En daarnaast wilden ze meer functionaliteiten in hun systeem hebben dan waarover zij op dat moment beschikte.

Zo kwamen zij uit bij PSO, de voorganger van Practice Management 365. De eenvoud van de software, samen met de overzichtelijkheid was voor hen doorslaggevend om voor het pakket te kiezen.

Na een poos volgde er een opvolger van PSO: Practice Management 365. De opvolger bestaat uit dezelfde hoofdfunctionaliteiten voor de financiële processen, maar kent extra functionaliteiten die beslaan op andere bedrijfsprocessen. Een belangrijk verschil is dat de data zich in de Cloud bevindt en niet langer meer ‘on-premise’ zoals bij PSO.

Inzicht in bedrijfsresultaten Intures

“Er ging een wereld voor ons open. We konden boekhouden, een goede administratie op onze projecten naleven en ook inzicht krijgen in onze urenadministratie. Het was voor ons de juiste zet om verder te kunnen groeien.”

Ronald Schavemaker

Technisch Directeur, Intures

Een sparringspartner is de key voor succes

Een goede business partner is van groot belang voor het succes van de implementatie meent Intures. Zij zijn van mening dat software niet direct een goede fit is voor een bedrijf, maar dat de software moet gaan aansluiten op de bedrijfsprocessen. Het hebben van een goede implementatiepartner maakt een wereld van verschil.

“Voor een goede implementatie van Practice Management 365 is het niet alleen nodig dat een consultant beschikt over financiële kennis, maar ook over hoe de verschillende processen binnen bedrijven verlopen. Dat vonden we goed terug in Xperity. Ook omdat wij goed kijken naar de mogelijkheden die de software biedt en hoe dit geoptimaliseerd kan worden zodat het aansluit op onze bedrijfsprocessen. Dit heeft voor flinke efficiency gezorgd.”

Korte lijnen voor een fijne samenwerking

Intures hecht veel waarde aan de relatie tussen hen en hun partner. Zij handelen het liefst op basis van vertrouwen en hechten veel waarde aan een ‘sparringspartner’ die met hen mee denkt. De lijnen zijn kort en zij hebben een vast aanspreekpunt binnen Xperity voor al hun vragen.

“Het is heel fijn om korte lijnen te hebben. Zo heb ik vaste contactpersonen waar ik mijn vraagstukken neerleg. We spreken met elkaar af hoeveel werk de vraagstukken in beslag gaan nemen. Alles wordt binnen de afgesproken tijd opgeleverd en de communicatie verloopt erg fijn. Ik heb een sterke voorkeur voor samenwerken op basis van vertrouwen.”

De noodzaak van moderne software

Het is geen geheim dat veel bedrijven het lastig vinden om hun bedrijfsprocessen te optimaliseren met innovatieve software. Volgens Ronald is dit een gemiste kans: “het verbaast me nog altijd dat veel MKB bedrijven niet genoeg investeren in software, juist omdat er zoveel winsten op te behalen zijn voor de gehele organisatie. Ze zouden veel efficiënter kunnen werken door hier wel in te investeren. Innovatie betekend niet alleen maar dat bepaalde processen geautomatiseerd worden, het kan heel veel processen optimaliseren en slimmer inregelen. Innovatie biedt ook heel veel inzichten. Als bedrijven zien hoe wij werken met Dynamics 365 en Practice Management 365, dan zijn zij vaak overdondert van alle functionaliteiten en hoe wij die inzetten binnen onze organisatie.”

Meer klantverhalen

KroeseWevers zet implementatie Kantoor Gemak door tijdens coronacrisis

KroeseWevers zet implementatie Kantoor Gemak door tijdens coronacrisis

Kroesewevers zet implementatie kantoor gemak door tijdens coronacrisis

Al voor de start van de coronacrisis had KroeseWevers de keuze gemaakt om het ICT applicatielandschap aan te pakken. Dit werkte namelijk nog op lokale servers (‘on-premise’) en zij wilden overgaan naar een cloud-oplossing. Zowel het relatiebeheer als de gehele projectenadministratie wordt tijdens dit nog lopende traject aangepakt.

“Sommige applicaties werkten nog op lokale servers (on-premise); deze wilden we graag vernieuwen en migreren naar de cloud”, aldus Marcel Bodde, IT-verantwoordelijke bij KroeseWevers. “We hebben gekozen voor Kantoor Gemak van Unit4 Bedrijfssoftware. De kantoorautomatiseringssoftware bevat een stuk CRM-relatiebeheer, projectadministratie en documentmanagement. Alles werkt geheel op het Microsoft Dynamics 365-platform in de Microsoft cloud.” Collega John Koster vult aan: “Dit platform is ook erg eenvoudig aan te passen en op maat in te richten, het biedt ook rapportagetools, waarmee data eenvoudig gevisualiseerd kan worden.”

Xperity is aangehaakt als implementatiespecialist voor het gehele project. Jos Jansen, operations manager van Xperity: “Er is bewust gekozen om het implementatietraject uit te voeren in verschillende fases. Xperity heeft het relatiebeheer op basis van Microsoft Dynamics 365 live gebracht vóór de uitbraak van de coronacrisis. Rond de uitbraak van de coronacrisis is de uitrol van het CRM-gedeelte voor het secretariaat van KroeseWevers gerealiseerd. Daarna heeft KroeseWevers ervoor gekozen om direct te starten met fase twee van de implementatie – de projectenadministratie – en niet te wachten tot de crisis voorbij is.” Marcel Bodde legt uit: “We hebben bewust gekozen om door te gaan met de implementatie tijdens de coronacrisis. Ieder lid van de werkgroep kan namelijk vanuit huis meewerken aan het project. Onze infrastructuur is hier goed op ingericht.”

Kantoor Gemak implementeren op afstand: hoe ziet dat eruit?

Er zijn een paar voorwaarden die belangrijk zijn om de implementatie van een nieuw systeem tot een succes te maken, zeker wanneer de implementatie op een ‘nieuwe manier’ plaatsvindt. Ondanks dat iedereen op afstand samenwerkt is het van belang om duidelijke afspraken, verwachtingen en goede communicatie te hebben. De volledige communicatie tussen Unit4 Bedrijfssoftware, KroeseWevers en Xperity vindt nu online plaats via Microsoft Teams. Hiermee kunnen we snel en eenvoudig met elkaar schakelen. Chatten, (video)bellen, (video)vergaderen en het delen van documenten is hierin mogelijk.

Kroesewevers Xperity

Digitale workshops om de inrichting en functionaliteiten helder te krijgen

Xperity organiseert workshops samen met de opdrachtgever als belangrijk onderdeel van het implementatietraject. Voor de Coronacrisis werden deze op locatie uitgevoerd, nu worden deze via Microsoft Teams gegeven. Door middel van online vergaderen, waar beeldschermen gedeeld kunnen worden en mensen kunnen beeldbellen.

Jos Jansen van Xperity: “Wij maken gebruik van workshops om de standaard inrichting van een systeem aan te passen naar de wensen en eisen van onze klanten. We starten met het doorlopen van de standaard Dynamics 365 en Kantoor Gemak inrichting. Vervolgens bespreken we de wensen en eisen met betrekking tot de inrichting en benodigde functionaliteiten van de applicaties. Na afloop van de workshops richten we de applicatie in naar wens en uitkomst zoals besproken in de eerste workshop. In de tweede workshop lopen we door de aangepaste applicatie heen om te kijken of dit naar wens is.”

Friso Postma, ICT-adviseur bij KroeseWevers, bevestigt dit: “De mening van KroeseWevers is dat deze workshops en trainingen beter en gerichter plaatsvinden nu ze online gegeven worden. De trainingen kunnen zelfs met meer personen plaatsvinden dan voorheen. De workshops en trainingen worden opgenomen zodat er direct een videohandleiding beschikbaar is als naslagwerk. Een belangrijk aandachtspunt is echter wel dat er een duidelijke structuur is en regels zijn om de online meetings succesvol te laten verlopen.”

De toekomst van online implementeren

Beide partijen kijken positief naar het online implementeren. “We kijken met vertrouwen naar de toekomst en sluiten niet uit nu veel vaker online tools als Microsoft Teams in te zetten bij de implementatie van nieuwe digitale technologie”, aldus Marcel Bodde van KroeseWevers. Jos van Xperity sluit zich daar graag bij aan: “Wij gaan deze manier ook na de crisis en de lockdown inzetten bij het KroeseWevers-project en andere implementaties.”

Over KroeseWevers

KroeseWevers accountants en adviseurs heeft 7 vestigingen in Noord- en Oost-Nederland. In totaal kennen zij 350 adviseurs en accountants. Zij hebben inmiddels al meer dan 40 jaar ervaring in het ondersteunen en adviseren van ondernemers op het gebied van accountancy, belastingen, corporate finance, personeel & salaris, subsidies en andere financieel-gerelateerde ondernemersvraagstukken in iedere ondernemingsfase.

KroeseWevers

Blogs

De reis van Xperity

De reis van Xperity

De reis van XperityDit jaar vieren we ons 5 jarig jubileum. Vorige maand zijn we met alle collega’s een weekendje weg geweest. Voor onze klanten en partners hebben we op 11 november a.s. een fantastisch Xperity klantendag georganiseerd.Met het bereiken van een...

Lees meer
Marketing automation voor B2B organisaties

Marketing automation voor B2B organisaties

Marketing automation voor B2B organisatiesHoewel iedereen de term ‘Marketing Automation’ wel eens heeft gehoord zie je dat vooral veel B2B organisaties eigenlijk niet precies weten wat het is en waarom ze het zouden moeten gebruiken, terwijl de mogelijkheden die...

Lees meer
Chat openen
1
💬 Hulp nodig?
Hallo!👋
Kunnen wij je helpen?