3 tips over hoe CRM een zorgorganisatie beter kan helpen presteren!

Momenteel staat de zorg in Nederland onder druk. Meer mensen hebben een zorgbehoefte (o.a. door de vergrijzing) maar de overheid stelt daar minder middelen tegenover ter beschikking. Dat betekent dat een zorgmedewerker meer moet doen in minder tijd.

In dit artikel geven we drie mogelijke tips die zorgorganisaties in Nederland zouden kunnen helpen hierbij!

Tip 1: Bespaar tijd door het instroomproces te automatiseren

Uit onderzoek is gebleken dat op dit moment 40% (!) van de tijd in de zorg besteed wordt aan administratieve taken. Een flink deel van deze administratieve tijd kan bespaart worden door het instroomproces te automatiseren.  

Het instroomproces van een zorgorganisatie bestaat vaak uit een hele keten van stappen. Bij een gemiddeld grote zorginstelling zijn dit al snel vijftig (50!) verschillende stappen. Er zijn daarnaast  verschillende schakels die elkaar opvolgen of die parallel lopen. Tot slot zijn er ook een aantal overdrachts- en beslismomenten op basis van informatie uit diverse systemen, binnen en buiten de organisatie. Dit alles maakt het instroomproces een complex proces en in de praktijk blijkt het dan ook lastig voor zorginstellingen om dit snel, efficiënt en zorgvuldig uit te voeren. 

Een CRM oplossing zoals Microsoft Dynamics 365 implementeren is hierbij een goede oplossing die veel tijdswinst oplevert. Deze oplossing biedt een automatische workflow engine (Power Automate), die inefficiënte handmatige acties en overdrachten overbodig maakt. De workflow ondersteunt en stuurt alle activiteiten, informatiestromen en communicatie. Als een instroomproces eenmaal is opgestart, staat op basis van een afgeronde actie automatisch de vervolgactie al klaar. Tevens is dit proces zichtbaar voor zowel de medewerker als de potentiële cliënt. Dit voorkomt onnodige vertraging en maakt het proces transparant en voorspelbaar. Alle verzamelde informatie én het proces zelf zijn allemaal opgeslagen op één plek, namelijk in het Microsoft Dynamics platform. 

Indien het instroomproces is geautomatiseerd met een CRM oplossing als die van Microsoft geeft dat de (potentiële) cliënt het beste zorgaanbod. Daarnaast zorgt het ervoor dat medewerkers prettig kunnen werken en wordt de beschikbare capaciteit binnen de zorgorganisatie optimaal benut.  

Tip 2: Verbeter de cliëntervaring door een persoonlijker benadering

Uit onderzoek blijkt verder dat 88% van de zorginstellingen in Nederland het investeren in relaties en het optimaliseren van de cliëntbeleving belangrijk vindt. 60% hiervan beschouwt het zelfs als een strategische doelstelling.  

De zorgsector kenmerkt zich door complexe relatiestructuren. Relaties zijn cliënten, maar ook verwanten aan de cliënten, mogelijke cliënten en ook ketenpartners (zoals andere zorginstellingen, gemeentelijke organisaties e.d.) vormen relaties met elkaar of met de cliënt. Inzicht in deze veelheid aan relaties is cruciaal om cliënten en potentiële cliënten optimaal te kunnen bedienen. Niet alleen de relaties onderling, maar ook de interacties en de gemaakte afspraken met en rondom die relaties zijn belangrijk. Als medewerker van een zorginstelling is het namelijk cruciaal te weten wat je collega eerder besproken en afgesproken heeft met de ouder van een potentiële cliënt bijvoorbeeld. Alleen dan kan je persoonlijk reageren en dat is cruciaal in de zorg. 

De Dynamics CRM oplossing van Microsoft is bij uitstek geschikt om de complexe relatiestructuur van de zorg te kunnen onderhouden. Deze applicatie zorgt ervoor dat je op elk kanaal heel persoonlijk kan reageren. Dit kan zorgen voor een betere ervaring van de cliënten en verwanten met de zorgorganisatie.  

Tip 3: Zorg voor inzicht 

Eerder werd vastgesteld dat zorgmedewerkers meer moeten doen met minder middelen. Een belangrijke kritische succes voorwaarde hiervan is het stellen van de juiste prioriteiten. Dit wordt pas mogelijk als de verschillende medewerkers inzicht krijgen. Inzicht in zowel eigen taken en aanvragen, maar ook inzicht in het aanbod van locaties en de betreffende wachtlijsten.  

In Microsoft Dynamics is het mogelijk vanuit één bron zicht te hebben op alle personen die op de wachtlijst staan. Door dit inzicht is het altijd duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke actie en wat er gecommuniceerd is met cliënten. Juist met dit inzicht en duidelijkheid kan de cliënt sneller en beter geholpen worden.  

Tot slot zijn er in Microsoft Dynamics veel standaard dashboards beschikbaar voor zowel de zorgmedewerker als management, deze geven de zorg inzicht! 

Wie zijn wij?

Xperity wil de gezondheidszorg transformeren door gebruik te maken van slimme technologie van Microsoft Dynamics 365. Dit platform biedt een set aan standaard oplossingen die geschikt zijn voor toepassing in de zorg. Xperity heeft op basis van best practices Microsoft Dynamics op een dusdanige manier ingericht dat het optimaal gebruikt kan worden in de zorg, dit product noemen we XCare 365. Deze oplossing biedt o.a. modules voor het instroomproces, ketenpartner (en contract)-management, marketing en communicatie, en het cliënt contact center. XCare 365 is geen vervanging, maar een verrijking op het bestaande ECD- of EPD systeem. 

Nieuwsgierig naar meer informatie?

Xperity organiseert regelmatig webinar gerelateerd aan onder meer de zorg en CRM-systemen. Deze webinars zijn goede manieren om nog meer te weten te komen over XCare of andere oplossingen.

Op 3 november hebben we daarnaast een interessant evenement samen met Microsoft Nederland. Hierin behandelen we hoe Microsoft Community Care een zorginstelling beter kan laten presteren, en laten we ook gebruikers aan het word.