0850 520 720 info@xperity.nl
3 tips over hoe CRM een zorgorganisatie beter kan helpen presteren!

3 tips over hoe CRM een zorgorganisatie beter kan helpen presteren!

3 tips over hoe CRM een zorgorganisatie beter kan helpen presteren!

Vind je dit interessant? Meld je dan aan voor ons webinars om nog meer te weten te komen!

Momenteel staat de zorg in Nederland onder druk. Meer mensen hebben een zorgbehoefte (o.a. door de vergrijzing) maar de overheid stelt daar minder middelen tegenover ter beschikking. Dat betekent dat een zorgmedewerker meer moet doen in minder tijd.

In dit artikel geven we drie mogelijke tips die zorgorganisaties in Nederland zouden kunnen helpen hierbij!

Tip 1: Bespaar tijd door het instroomproces te automatiseren

Uit onderzoek is gebleken dat op dit moment 40% (!) van de tijd in de zorg besteed wordt aan administratieve taken. Een flink deel van deze administratieve tijd kan bespaart worden door het instroomproces te automatiseren 

Het instroomproces van een zorgorganisatie bestaat vaak uit een hele keten van stappen. Bij een gemiddeld grote zorginstelling zijn dit al snel vijftig (50!) verschillende stappen. Er zijn daarnaast  verschillende schakels die elkaar opvolgen of die parallel lopen. Tot slot zijn er ook een aantal overdrachts- en beslismomenten op basis van informatie uit diverse systemen, binnen en buiten de organisatie. Dit alles maakt het instroomproces een complex proces en in de praktijk blijkt het dan ook lastig voor zorginstellingen om dit snel, efficiënt en zorgvuldig uit te voeren. 

Een CRM oplossing zoals Microsoft Dynamics 365 implementeren is hierbij een goede oplossing die veel tijdswinst oplevert. Deze oplossing biedt een automatische workflow engine (Power Automate), die inefficiënte handmatige acties en overdrachten overbodig maakt. De workflow ondersteunt en stuurt alle activiteiten, informatiestromen en communicatie. Als een instroomproces eenmaal is opgestart, staat op basis van een afgeronde actie automatisch de vervolgactie al klaar. Tevens is dit proces zichtbaar voor zowel de medewerker als de potentiële cliënt. Dit voorkomt onnodige vertraging en maakt het proces transparant en voorspelbaar. Alle verzamelde informatie én het proces zelf zijn allemaal opgeslagen op één plek, namelijk in het Microsoft Dynamics platform. 

Indien het instroomproces is geautomatiseerd met een CRM oplossing als die van Microsoft geeft dat de (potentiële) cliënt het beste zorgaanbod. Daarnaast zorgt het ervoor dat medewerkers prettig kunnen werken en wordt de beschikbare capaciteit binnen de zorgorganisatie optimaal benut.  

EPD systeem Xcare 365

Tip 2: Verbeter de cliëntervaring door een persoonlijker benadering

Uit onderzoek blijkt verder dat 88% van de zorginstellingen in Nederland het investeren in relaties en het optimaliseren van de cliëntbeleving belangrijk vindt. 60% hiervan beschouwt het zelfs als een strategische doelstelling.  

De zorgsector kenmerkt zich door complexe relatiestructuren. Relaties zijn cliënten, maar ook verwanten aan de cliënten, mogelijke cliënten en ook ketenpartners (zoals andere zorginstellingen, gemeentelijke organisaties e.d.) vormen relaties met elkaar of met de cliënt. Inzicht in deze veelheid aan relaties is cruciaal om cliënten en potentiële cliënten optimaal te kunnen bedienen. Niet alleen de relaties onderling, maar ook de interacties en de gemaakte afspraken met en rondom die relaties zijn belangrijk. Als medewerker van een zorginstelling is het namelijk cruciaal te weten wat je collega eerder besproken en afgesproken heeft met de ouder van een potentiële cliënt bijvoorbeeld. Alleen dan kan je persoonlijk reageren en dat is cruciaal in de zorg. 

De Dynamics CRM oplossing van Microsoft is bij uitstek geschikt om de complexe relatiestructuur van de zorg te kunnen onderhouden. Deze applicatie zorgt ervoor dat je op elk kanaal heel persoonlijk kan reageren. Dit kan zorgen voor een betere ervaring van de cliënten en verwanten met de zorgorganisatie.  

Tip 3: Zorg voor inzicht 

Eerder werd vastgesteld dat zorgmedewerkers meer moeten doen met minder middelen. Een belangrijke kritische succes voorwaarde hiervan is het stellen van de juiste prioriteiten. Dit wordt pas mogelijk als de verschillende medewerkers inzicht krijgen. Inzicht in zowel eigen taken en aanvragen, maar ook inzicht in het aanbod van locaties en de betreffende wachtlijsten.  

In Microsoft Dynamics is het mogelijk vanuit één bron zicht te hebben op alle personen die op de wachtlijst staan. Door dit inzicht is het altijd duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke actie en wat er gecommuniceerd is met cliënten. Juist met dit inzicht en duidelijkheid kan de cliënt sneller en beter geholpen worden.  

Tot slot zijn er in Microsoft Dynamics veel standaard dashboards beschikbaar voor zowel de zorgmedewerker als management, deze geven de zorg inzicht! 

Wie zijn wij?

Xperity wil de gezondheidszorg transformeren door gebruik te maken van slimme technologie van Microsoft Dynamics 365. Dit platform biedt een set aan standaard oplossingen die geschikt zijn voor toepassing in de zorg. Xperity heeft op basis van best practices Microsoft Dynamics op een dusdanige manier ingericht dat het optimaal gebruikt kan worden in de zorg, dit product noemen we XCare 365. Deze oplossing biedt o.a. modules voor het instroomproces, ketenpartner (en contract)-management, marketing en communicatie, en het cliënt contact center. XCare 365 is geen vervanging, maar een verrijking op het bestaande ECD- of EPD systeem. 

Nieuwsgierig naar meer informatie?

Xperity organiseert regelmatig webinar gerelateerd aan onder meer de zorg en CRM-systemen. Deze webinars zijn goede manieren om nog meer te weten te komen over XCare of andere oplossingen.

XCare Webinars

7 juni 10:00-10:45 uur: Hoe CRM een zorgorganisatie beter kan helpen presteren!

14/15/16 juni: Xperity aanwezig op Zorg & ICT

28 juni 10:00-10:45 uur: Zorgen voor een betere cliënt ervaring én tijd besparen door het instroomproces in de zorg te automatiseren

Blogs

Xperity: World-class Workplace 2022/23!

Xperity: World-class Workplace 2022/23!

Xperity: World-class Workplace 2022/23!Xperity heeft de onderscheiding World-class Workplace 2022-23 verkregen. Deze onderscheiding laat zien dat Xperity door onze werknemers wordt gezien als een uitstekende plek om te werken. Wij zijn hier enorm trots op. Bij Xperity...

Lees meer
Waarom Xperity Customer Succes Managers heeft

Waarom Xperity Customer Succes Managers heeft

Waarom Xperity Customer Succes Managers heeftEen customer Succes manager, ook wel CSM genoemd, is een functieomschrijving die je steeds meer voorbij ziet komen. Tien jaar geleden had nog niemand van deze term gehoord. Inmiddels behoort de CSM rol tot een van de meest...

Lees meer
Hoe Custom Help jouw organisatie kan helpen

Hoe Custom Help jouw organisatie kan helpen

Hoe Custom Help jouw organisatie kan helpenAdoptie Een veel gehoorde uitdaging na het invoeren van een CRM-applicatie is de adoptie. Een net nieuw geactiveerde CRM-applicatie moet ingebakken worden binnen de processen van het bedrijf en medewerkers (oftewel de...

Lees meer

5 stappen naar tevreden cliënten en productieve zorgprofessionals

5 stappen naar tevreden cliënten en productieve zorgprofessionals

5 stappen naar tevreden cliënten en productieve zorgprofessionals

Of het nu gaat om woonzorg, thuiszorg, dagbesteding of begeleiding, uiteindelijk zou bij iedere zorginstelling de cliënt centraal moeten staan. Helaas staan budgetten onder druk, waardoor individuele zorg zo efficiënt mogelijk uitgevoerd moet worden. Hoe krijg je als zorginstelling tevreden cliënten door middel van persoonlijke aandacht terwijl de beschikbare tijd en middelen zo efficiënt mogelijk worden ingezet? In dit artikel bespreken we 5 cruciale stappen voor iedere zorginstelling om de cliënt centraal te blijven stellen in het zorgtraject.

1. Mobiele en snelle registratie van zorgbehoeften

De zorgprofessional op de werkvloer is zelf het beste in staat om zorgbehoeften van cliënten te identificeren. Maar deze medewerker heeft het vaak te druk met al zijn zorgtaken om (nieuwe) zorgbehoeften van individuele cliënten direct door te geven. Hierdoor wordt informatie niet of slechts gedeeltelijk gedeeld binnen de organisatie. Door zorgprofessionals de mogelijkheid te bieden om zorgbehoeften in een centraal systeem te registreren via een laptop, tablet of via een mobiele app, kan hij deze informatie snel en accuraat invoeren en is de data direct beschikbaar voor de servicemedewerker.

Xcare crm voor de zorg

2. Stapsgewijze opvolging van een zorgtraject

Nadat een zorgbehoefte is geregistreerd, kan de servicemedewerker meteen aan de slag om het zorgtraject in gang te zetten. Maar hoe weet deze medewerker precies wat de juiste stappen zijn voor een goede opvolging? Door hem stapsgewijs door het volledige proces te begeleiden voor ieder zorgtraject, weet de servicemedewerker precies wat de juiste acties zijn die ondernomen dienen te worden. Dit geldt voor zowel nieuwe als bestaande cliënten. Door servicemedewerkers te begeleiden in het proces worden er geen cruciale stappen van het zorgtraject overgeslagen.

3. Volledig inzicht in de cliënt en het proces

Door alle cliëntdata en zorgtrajecten in één systeem te registreren kunnen servicemedewerkers in 1 oogopslag inzicht krijgen in wat er precies speelt en wat individuele cliënten nodig hebben. Daarnaast geeft data de zorginstelling de mogelijkheid om processen verder te optimaliseren en vragen te beantwoorden zoals: Hoe lang duurt het voordat de aanmelding van een zorgtraject is afgehandeld? Hoeveel zorgbehoeften worden gemiddeld per verpleger geregistreerd? Of: Welke stappen in het zorgtraject kosten de meeste tijd? Dankzij data zijn zorginstellingen beter in staat om beslissingen over het zorgtraject te nemen.

4. Zakelijke relaties effectiever onderhouden

Naast relaties met cliënten en zorgprofessionals is het ook van belang om de relaties te onderhouden met andere organisaties uit de volledige zorgketen. Denk hierbij aan ziekenhuizen, huisartsen, leveranciers van medicijnen of taxibedrijven. Door relevante informatie van de volledige zorgketen te combineren met de data van haar cliënten krijgt de zorginstelling een beter beeld van het volledige zorgtraject en loopt ze geen risico om informatie over het hoofd te zien.

5. Zorgvuldig meten en analyseren van cliënttevredenheid

Uiteindelijk bestaat zorg uit dienstverlening; het gaat om mensen. Om de cliënt echt centraal te kunnen zetten, is zijn feedback de belangrijkste bron om een betere zorgervaring te bieden. Meet de cliënttevredenheid daarom door middel van mobiele apps of surveys via e-mails. Dit geeft ook informatie over de toe- of afname van cliënttevredenheid over langere tijd.

Klaar voor de toekomst met XCare

Wilt u ook tevreden cliënten en productieve zorgprofessionals? XCare 365 is een oplossing die specifiek voor de zorg is ontwikkeld. De oplossing zorgt mede voor de realisatie van de 5 stappen die we hierboven hebben beschreven. XCare 365 is ontwikkeld door gebruik te maken van het Microsoft Dynamics 365 platform, een cloud-oplossing van Microsoft die niet alleen CRM-functionaliteiten bevat, maar ook uitgebreide mogelijkheden voor verdere inrichting en uitbreiding.

Hoe nu verder?

Ervaring leert dat CRM implementeren voor de gehele zorgorganisatie een zorgvuldig en vaak langdurig proces is. Microsoft adviseert de zorginstellingen dan ook stap-voor-stap XCare te implementeren en te starten met de hierboven beschreven module “Zakelijke relaties onderhouden”. XCare kan dan op een later moment uitgebreid worden met overige modules, zoals bijvoorbeeld het Client intake proces.

Unieke aanbieding – Zakelijke relaties onderhouden

Samen met Dynamics CRM Cloud Gold Partner Xperity heeft Microsoft een unieke aanbieding samengesteld. Zonder een grote investering vooraf, geen risico`s en live in 6 weken met XCare. Microsoft en Xperity bieden in één pakket de cloud applicatie Dynamics 365 aan (inclusief het recht op de laatste versie) én het implementatieproces. Dit proces bestaat uit een aantal workshops, training voor de gebruikers en support na go-live.

Het complete all-in pakket kunnen we nu aanbieden vanaf € 65,00* per gebruiker per maand.

Interesse in een vrijblijvende demonstratie van Xcare 365 of gewoon een vraag? Neem vrijblijvend contact met ons op via onderstaande buttons!

Blogs

Xperity: World-class Workplace 2022/23!

Xperity: World-class Workplace 2022/23!

Xperity: World-class Workplace 2022/23!Xperity heeft de onderscheiding World-class Workplace 2022-23 verkregen. Deze onderscheiding laat zien dat Xperity door onze werknemers wordt gezien als een uitstekende plek om te werken. Wij zijn hier enorm trots op. Bij Xperity...

Lees meer
Waarom Xperity Customer Succes Managers heeft

Waarom Xperity Customer Succes Managers heeft

Waarom Xperity Customer Succes Managers heeftEen customer Succes manager, ook wel CSM genoemd, is een functieomschrijving die je steeds meer voorbij ziet komen. Tien jaar geleden had nog niemand van deze term gehoord. Inmiddels behoort de CSM rol tot een van de meest...

Lees meer
Hoe Custom Help jouw organisatie kan helpen

Hoe Custom Help jouw organisatie kan helpen

Hoe Custom Help jouw organisatie kan helpenAdoptie Een veel gehoorde uitdaging na het invoeren van een CRM-applicatie is de adoptie. Een net nieuw geactiveerde CRM-applicatie moet ingebakken worden binnen de processen van het bedrijf en medewerkers (oftewel de...

Lees meer
Direct aan de slag met beschikbare apps in de zorg

Direct aan de slag met beschikbare apps in de zorg

Direct aan de slag met beschikbare apps in de zorg

Blogs

Xperity: World-class Workplace 2022/23!

Xperity: World-class Workplace 2022/23!

Xperity: World-class Workplace 2022/23!Xperity heeft de onderscheiding World-class Workplace 2022-23 verkregen. Deze onderscheiding laat zien dat Xperity door onze werknemers wordt gezien als een uitstekende plek om te werken. Wij zijn hier enorm trots op. Bij Xperity...

Lees meer
Waarom Xperity Customer Succes Managers heeft

Waarom Xperity Customer Succes Managers heeft

Waarom Xperity Customer Succes Managers heeftEen customer Succes manager, ook wel CSM genoemd, is een functieomschrijving die je steeds meer voorbij ziet komen. Tien jaar geleden had nog niemand van deze term gehoord. Inmiddels behoort de CSM rol tot een van de meest...

Lees meer
Hoe Custom Help jouw organisatie kan helpen

Hoe Custom Help jouw organisatie kan helpen

Hoe Custom Help jouw organisatie kan helpenAdoptie Een veel gehoorde uitdaging na het invoeren van een CRM-applicatie is de adoptie. Een net nieuw geactiveerde CRM-applicatie moet ingebakken worden binnen de processen van het bedrijf en medewerkers (oftewel de...

Lees meer
Jeugdbescherming West kiest voor XCare 365!

Jeugdbescherming West kiest voor XCare 365!

Klantverhaal

Jeugdzorgbescherming West kiest voor XCare 365

Details

Jeugdbescherming West
Willem-Jan van Halem

Xperity biedt een bijna kant-en-klare oplossing voor zorgorganisatie waardoor wij binnen twee maanden live waren!

De keuze voor XCare 365

XCare 365 is een set aan samengestelde Microsoft Dynamics 365 onderdelen, speciaal ontwikkeld voor de zorg door Xperity en Microsoft. Met deze set proberen wij de zorginstellingen te bereiken en hen te ondersteunen in de dagelijkse werkzaamheden. Verder helpt XCare zorgorganisaties om de cliënt centraal te zetten: een doel waar vele zorgorganisaties op dit moment naar streven. Dit en andere voordelen hebben Jeugdzorgbescherming West doen beslissen om voor XCare te kiezen.

 

Resultaten

XCare 365 bestaat uit verschillende modules. Jeugdbescherming West heeft hiervan twee modules gekozen. De eerste module richt zich op relatiemanagement rondom ketenpartners (inclusief contracten) en de tweede module betreft enkele processen rondom de cliënt, zoals het intake proces. XCare 365 maakt gebruik van volledig standaard Dynamics 365 functionaliteiten, waardoor ze verzekerd zijn van upgrades en support door Microsoft. We beginnen met een eenvoudige oplossing die snel in gebruik te nemen is, maar als de instelling dit wenst kunnen we het later uitbreiden met veel andere standaard functionaliteiten die het platform ons biedt.

“Voornamelijk op het gebied van relatiebeheer met onze ketenpartners misten we een centrale applicatie. De keuze voor Microsoft en Xperity is voor ons logisch want de oplossing werkt volledig in- en met Office 365, welke wij op dit moment door de gehele organisatie aan het uitrollen zijn. Daarnaast biedt Xperity een bijna kant-en-klare oplossing voor dit onderdeel waardoor we binnen twee maanden live waren!”

Willem-Jan van Halem
Hoofd informatisering & automatisering.

Klantverhalen

Wij hebben al meer dan 100 bedrijven ondersteund bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen door de inzet van Microsoft Dynamics 365. Hieronder lees je meer over hoe zij dit ervaren hebben.