0850 520 720 info@xperity.nl
Processen digitaliseren en groei stimuleren voor Paleis Het Loo dankzij Dynamics 365

Processen digitaliseren en groei stimuleren voor Paleis Het Loo dankzij Dynamics 365

Klantverhaal

Processen digitaliseren en groei stimuleren voor Paleis Het Loo dankzij Dynamics 365

Details

Paleis Het Loo
Lisanne Meijerink

“Paleis Het Loo is een volledig dagje uit. Er is echt heel veel mogelijk en dat vraagt om een systeem dat voor elk proces een oplossing heeft.”

Paleis Het Loo zit middenin een grootse Vernieuwing & Verbouwing. Niet alleen met het paleis, maar ook op het gebied van hun interne IT-landschap. Met de vernieuwing van het museum en de daarmee verwachte groei in bezoekers was er behoefte aan een alles-in-een CRM-systeem. Maar ook de noodzaak om te voldoen aan de AVG-wetgeving en deze eenvoudig en goed na te leven heeft ervoor gezorgd dat ze overstappen naar een CRM-systeem.

“We zitten in vernieuwing, ook binnen de organisatie. De AVG is strenger geworden en we hadden nog geen goed systeem voor CRM. We hadden nog veel lijstjes, zoals op veel plekken nog wel gebeurt. Met kijk op de opening in 2021 willen we alles goed geregeld hebben. Onze voorkeur ging uit naar een alles in één systeem: dat het nieuwe systeem voor zoveel mogelijk afdelingen de oplossing was.”

Veel processen in één systeem

Paleis Het Loo is niet zomaar een museum. Rondom het paleis bevinden zich nog een stallencomplex, restaurant de Prins Hendrik Garage en de paleistuinen waar bezoekers een kijkje kunnen nemen. Daarnaast biedt Paleis Het Loo ruimte voor feesten, partijen en evenementen – zowel zakelijk als particulier. Al deze mogelijkheden maakt dat er veel verschillende processen zijn, maar er ook veel data is waarmee de dienstverlening kan worden vereenvoudig en verbetert.

Voor de uiteindelijke keuze van het Microsoft Dynamics 365 platform heeft Paleis Het Loo een marktonderzoek gedaan om te kijken welke oplossingen zich in de markt bevonden en welke oplossing het beste bij hen zou passen. Zij kwamen verschillende CRM-systemen tegen die hen kon ondersteunen bij de dagelijkse handelingen. Waar Dynamics 365 sterk uit de hoek kwam was vanwege het feit dat alle afdelingen binnen Paleis Het Loo met Dynamics 365 kunnen werken dankzij de verschillende modules waarover Microsoft Dynamics 365 beschikt.

De eerste beoordeling

De implementatie bij Paleis Het Loo vond vóór en tijdens de coronacrisis plaats. Op het moment van deze klantreferentie staan zij dus nog in de beginfase. Het overzetten van data, de adoptie verhogen en het kijken naar hoe Dynamics 365 hen kan ondersteunen staat voor de aankomende periode op de planning. De eerste beoordeling over hun CRM-systeem is in ieder geval al erg positief.

“Nu gebruiken Sales en Development het systeem al wel. Het is echt nog de beginfase, maar we merken nu al dat Dynamics 365 ons overzicht biedt. Ze beginnen nu te zien wat het system inhoudt en zien daar ook de voordelen van in. Onze eerste aha-momenten zagen zij bijvoorbeeld al terug in de koppeling tussen Dynamics 365 en Outlook. Het mailcontact dat er is kan eenvoudig aan Dynamics 365 gekoppeld worden. Met een klik op de knop zet je een contact in Dynamics 365. Daarnaast heeft Sales nu al profijt bij de ingerichte sales processen.”

Terugblik op de implementatie De implementatie vond plaats vóór en tijdens de coronacrisis. Toen het coronavirus zijn grip pakte in Nederland is ervoor gekozen om de communicatie online, via Microsoft Teams, te laten verlopen. Zowel trainingen als onze workshops om richting te bepalen werden met de projectgroep op afstand gehouden.   “De communicatie verliep heel gemakkelijk en prettig - we voelden geen drempels. We konden snel met Xperity schakelen. Bijna alle deadlines zijn gehaald. Met Microsoft Teams hebben we uiteindelijk de trainingen gedaan. Hier waren wij zelf nog niet zo bekend mee, maar via Xperity zijn we hier gewend aan geraakt en maken we er nu ook dagelijks gebruik van!” Er zijn drie consultants ingezet voor deze implementatie, die ieder op hun eigen manier een belangrijke bijdrage hebben geleverd aan het project. Ze hebben onder andere gezorgd voor de juiste invulling van de processen in het CRM-systeem en dat alle neuzen dezelfde kant op stonden.  “Sommige collega’s hadden nog geen volledig beeld van het CRM-systeem dat we zouden krijgen. De consultants konden goed de lijnen aangeven, maar ook uitleggen wat Dynamics 365 als CRM-systeem kan en hoe dat eruit zou komen te zien. Dit gaf echt duidelijkheid aan het project waardoor we de hele projectgroep mee konden nemen in de implementatie. Maar ook tijdens de implementatie hielpen zij om een volledig overzicht te bewaken en dachten ze actief mee in de inrichting van het systeem. Daarbij gaven zij ook duidelijk aan wat de gevolgen waren van de beslissingen die we zouden nemen rondom de inrichting en de op te stellen processen.”

Foto: Museum Paleis Het Loo in 2021, Vernieuwd & Verbouwd. Artist impression museum Paleis Het Loo – KAAN Architecten. 

Lees hier meer over de Vernieuwing & Verbouwing van Paleis Het Loo

Terugblik op de implementatie

De implementatie vond plaats vóór en tijdens de coronacrisis. Toen het coronavirus zijn grip pakte in Nederland is ervoor gekozen om de communicatie online, via Microsoft Teams, te laten verlopen. Zowel trainingen als onze workshops om richting te bepalen werden met de projectgroep op afstand gehouden.  

“De communicatie verliep heel gemakkelijk en prettig – we voelden geen drempels. We konden snel met Xperity schakelen. Bijna alle deadlines zijn gehaald. Met Microsoft Teams hebben we uiteindelijk de trainingen gedaan. Hier waren wij zelf nog niet zo bekend mee, maar via Xperity zijn we hier gewend aan geraakt en maken we er nu ook dagelijks gebruik van!”

Er zijn drie consultants ingezet voor deze implementatie, die ieder op hun eigen manier een belangrijke bijdrage hebben geleverd aan het project. Ze hebben onder andere gezorgd voor de juiste invulling van de processen in het CRM-systeem en dat alle neuzen dezelfde kant op stonden.

“Sommige collega’s hadden nog geen volledig beeld van het CRM-systeem dat we zouden krijgen. De consultants konden goed de lijnen aangeven, maar ook uitleggen wat Dynamics 365 als CRM-systeem kan en hoe dat eruit zou komen te zien. Dit gaf echt duidelijkheid aan het project waardoor we de hele projectgroep mee konden nemen in de implementatie. Maar ook tijdens de implementatie hielpen zij om een volledig overzicht te bewaken en dachten ze actief mee in de inrichting van het systeem. Daarbij gaven zij ook duidelijk aan wat de gevolgen waren van de beslissingen die we zouden nemen rondom de inrichting en de op te stellen processen.”

Meer klantverhalen

2020 een bijzonder jaar!

2020 een bijzonder jaar!

2020 een bijzonder jaar!

Het jaar 2020 is voor ons en voor heel Nederland een heel bijzonder jaar geweest. De schaduw die COVID heeft opgeworpen is voelbaar geweest voor onze bedrijfsvoering en onze resultaten, ons team (de X(wo)men) maar ook voor onze klanten en business partners.

Xperity staat midden in de maatschappij en we zien en ervaren gevoelens van lief en leed, zorgen en hoop, angst en optimisme. Vol spanning hebben we de vele persconferenties gevolgd, aandachtig geluisterd naar de maatregelen die werden afgekondigd en interesse getoond in het verhaal erachter. Direct na de persconferenties begon het brainstormen: “Wat kunnen wij betekenen voor onze mensen en onze klanten? Hoe kunnen we gezondheidsrisico’s vermijden, maar wel onze klanten helpen?”. Door die schaduw van maatregelen heen hebben we ook met regelmaat stevig zonlicht gezien en gevoeld, te denken valt hierbij aan:

 

Creativiteit en loyaliteit van collega’s en klanten

De creativiteit en loyaliteit van onze mensen en onze klanten heeft ervoor gezorgd dat we met weinig hinder hebben kunnen doen wat wij het liefst doen, namelijk onze klanten helpen met Microsoft Dynamics 365 projecten en support. Zo hebben we talloze nieuwe klanten succesvol mogen bedienen en hebben we ook nieuwe collega’s mogen verwelkomen.

KroeseWevers zet Kantoor Gemak implementatie door tijdens coronavirus

Training en interne ontwikkeling

We hebben ook de periodes dat het wat rustiger was effectief kunnen benutten om verbeteringen door te voeren in onze bedrijfsvoering. Zo hebben we énorme stappen gemaakt in onze support (tegenwoordig noemen we dat een “Membership”). We hebben veel geïnvesteerd in het trainen van onze consultants. Tot slot hebben we ook geïnvesteerd in het verbeteren van onze bedrijfsprocessen op informatiebeveiliging en kwaliteit. Met dat laatste verwachten we onze ISO 27001 en 9001 certificaat te behalen in het eerste kwartaal van 2021.

Werken op afstand door gebruik van technologie

We hebben geleerd dat het ook echt anders kan! Namelijk werken op afstand en minder gebruik maken van de leaseauto. Door gebruik te maken van de technologie van vandaag hebben we effectief kunnen vergaderen, workshops kunnen uitvoeren en trainingen kunnen geven. We hebben klanten succesvol kunnen bedienen zonder dat we ooit op locatie zijn geweest! Erg leuk vonden we het niet, maar het was wel effectief. Dit zijn waardevolle lessen die we mee gaan nemen naar de toekomst toe.

Kennisdeling en marketing

In het jaar 2020 hebben we ook flinke stappen gezet op het gebied van kennisdeling en marketing. Een aantal interessante feiten:

  • Een compleet nieuwe website opgezet!
  • 8 nieuwe klant referenties online gezet, inclusief 2 videoreferenties samen met Microsoft
  • 10 blogs geschreven.
  • 6 webinars gegeven.
  • 100 verschillende social posts op onze kanalen Linkedin, instagram en facebook. In totaal hebben we nu meer dan 1000 volgers!
  • Tot slot zijn we in de zomer van 2020 gestart met een digitale maandelijkse nieuwsbrief.

Kortom er is enorm veel gebeurt, maar we hebben de overtuiging dat we er als bedrijf, en als maatschappij sterker uit gaan komen. Wij willen graag al onze klanten en businesspartners bedanken voor het vertrouwen en de samenwerking.

Namens alle X-men wensen wij u fijne en vooral gezonde feestdagen toe!

Xperity - Kerst 2020
Xperity opent kantoor in Eindhoven

Xperity opent kantoor in Eindhoven

Xperity opent kantoor in Eindhoven

Naast de werkplekken in Lijnden (vlakbij Schiphol en Amsterdam) en Utrecht heeft Xperity sinds 1 september 2020 ook een locatie in Eindhoven. De reden voor het uitbreiden van de kantoorlocaties was vrij eenvoudig: met klanten door heel het land willen wij als Xperity dichtbij blijven.

Onze consultants wonen door heel Nederland en werken veelal bij de klant op locatie, wat ook door heel Nederland kan zijn. Sinds de Covid19 crisis werken wij echter meer en meer via online Teams sessies. Een goede werkplek is daarbij essentieel. Voorwaarden van een goede werkplaats is dat je fijn kan werken, maar ook goed kunt samenwerken. De locatie moet verder goed bereikbaar zijn zich in de buurt bevinden van onze klanten. Met klanten door heel het land is het lastig om dichtbij te zijn vanaf één (hoofd)locatie, wat resulteert in meerdere kantoren door Nederland. Met kantoorruimte in Lijnden, Utrecht en Eindhoven begint dat nu vorm te krijgen.

De keuze voor locatie Eindhoven

Bij ons werken mensen die houden van (software) technologie en Eindhoven is dé technologie hoofdstad van Nederland (en misschien wel van de wereld)De combinatie van grote bedrijven als ASML, NXP, Philips, VDL en DAF met nieuwe startups als Light Year en Additive Industries zorgt voor een gigantische ontwikkeling in deze streekDaarnaast bevinden zich hier enkele vooraanstaande technische hoge scholen en een Technische Universiteit (TUE). 

Wij verwachten de komende jaren hard te groeien en met een locatie in Eindhoven trekken we hopelijk veel jonge talenten aan. Daarbij hebben wij verschillende klanten in Zuid-Nederland en in Eindhoven. Door dichtbij te blijven merken wij dat onze relaties met klanten ook sterker wordt en wij hen sneller van dienst kunnen zijn. 

Waarom wij specifiek gekozen hebben voor het Evoluon? 

Eindhoven is momenteel erg in trek en groeit hard. Vele bedrijven vestigen zich in Eindhoven door de kansen en mogelijkheden die Eindhoven biedt. Evoluon heeft een uniek karakter en is een echte eye-catcher. Het unieke karakter heeft ons erg aangetrokken en past perfect bij ons als X-Team. De locatie is eenvoudig te bereiken met zowel het OV als met de auto. Parkeren kan voor de deur en je bent in een handomdraai op de snelweg. De combinatie van een mooi, toegankelijk en karaktervol gebouw zorgt ervoor dat wij met veel plezier klanten ontvangen, workshops geven en er natuurlijk zelf graag werken! 

 

Extra kantoor Xperity Eindhoven